Med stigende inflation og øget fokus på bæredygtighed spiller printerens strøm- og ressourceforbrug en væsentlig rolle hos de fleste. Se efter energibesparende funktioner såsom lavt strømforbrug - også når printeren er i dvaletilstand, samt hurtig opstartshastighed. Samtidig kan funktioner, der bidrager til tonerbesparelser, dobbeltsidet print og follow-me print, medvirke til en ressourcebesparelse, der både reducerer det miljømæssige fodaftryk og sparer på omkostningerne. Se efter TEC-værdierne (Typical Electricity Consumption) på printeren, som er en beregningsmetode til at måle en printers typiske elforbrug over en bestemt periode, samt energimærker som Energy Star og Blue Angel.

Hvis din virksomhed regelmæssigt håndterer store printjobs, såsom rapporter, præsentationer eller marketingmaterialer, kan printhastigheden være en vigtig faktor. En høj printhastighed sikrer, at disse store jobs kan færdiggøres hurtigt og effektivt, hvilket minimerer ventetiden og øger produktiviteten. Men hvis din virksomhed primært udskriver mindre opgaver, som f.eks. kontrakter eller fakturaer på en enkelt side, er udskrivningshastigheden måske ikke så afgørende. Det er derfor vigtigt at foretage en grundig vurdering af din virksomheds specifikke printbehov for at afgøre, hvor vigtig printhastigheden er for din virksomhed.

Opstartshastighed, som er den tid, det tager for printeren at gå fra dvaletilstand til at begynde at udskrive det første dokument, er en anden vigtig faktor at overveje. Det er især relevant, hvis din virksomhed typisk udfører mange individuelle printjobs spredt ud over hele dagen i stedet for færre, større printjobs. I disse situationer kan en printer med en hurtig opstartshastighed minimere ventetiden, forbedre effektiviteten og bidrage til en mere strømlinet proces. Hvis din virksomhed derimod ofte udfører større printjobs på én gang, kan opstartshastigheden være mindre relevant, da printeren vil være i konstant drift i længere tid ad gangen.

Pålidelighed er nøglen til en problemfri daglig drift. Printere, der ofte går i stykker eller kræver vedligeholdelse, kan forstyrre arbejdsgangen og minimere virksomhedens produktivitet. Printerens nedetid er et irritationsmoment for de fleste medarbejdere, især hvis man skal vente længe på en tekniker, hvilket gør pålidelighed og en god serviceaftale til en vigtig faktor. Når man overvejer at anskaffe nye printløsninger, kan det være en god idé at kigge på anerkendelser og priser inden for branchen, såsom BLI Awards. En printer, der har modtaget en BLI Award, har vist ekstraordinær ydeevne og pålidelighed i omfattende laboratorietest, hvilket gør den til et klogt valg for virksomheder, der prioriterer stabil drift og minimal nedetid.

Beslutningen om at vælge en farve- eller sort/hvid-printer afhænger af jeres specifikke printbehov. Sort-hvide printere er ofte billigere og har lavere driftsomkostninger, men farveprintere giver mere fleksibilitet til kreative og farverige muligheder.

Sikkerhed er særligt vigtigt, hvis du udskriver følsomme eller fortrolige dokumenter. Avancerede multifunktionsprintere har sikkerhedsfunktioner som brugergodkendelse, kryptering af lagerenheder og "Hold print" funktionen, hvor printjobbet først udskrives, når brugeren bekræfter det på enheden. Du bør også overveje, hvor printeren er placeret, og hvem der har adgang til den. Hvis mange forskellige typer brugere anvender printeren, kan det være en fordel at styre adgangen med brugernavn og adgangskode, og måske hvilke funktioner på printeren forskellige brugere skal have adgang til, f.eks. gæsteudskrivning. Desuden kan det være en god idé at undersøge, om producenten af printeren har sikkerhedscertificeringer såsom ISO 27001, hvilket kan give et ekstra lag af tillid til, hvordan de håndterer informationssikkerhed.

En printer skal ikke kun være effektiv, men også brugervenlig. Den skal være intuitiv og nem at navigere i. Samtidig er tilslutningsmuligheder som cloud-tilslutning og follow-me-print afgørende for en moderne, fleksibel arbejdsplads. Overvej jeres specifikke behov, og vælg en printer, der integreres problemfrit i jeres eksisterende infrastruktur.

Hvis scanningsbehovet er stort, er det vigtigt med en multifunktionsprinter med høj scanningskvalitet. Overvej scanningshastighed, kvalitet og ekstra funktioner som muligheden for at oprette søgbare PDF-filer og dobbelt scanning af et dokument. Desuden er det værd at overveje efterbehandlingsmuligheder, især hvis du arbejder med omfattende dokumenthåndtering. Efterbehandlingsfunktioner kan inkludere automatisk sortering, hæftning og hulning af dokumenter. Dette kan være særligt nyttigt i miljøer, hvor der produceres mange rapporter, præsentationer eller brochurer, og hvor en pæn og professionel præsentation er nødvendig.

Undersøg, hvilken serviceaftale leverandøren tilbyder. Hvad omfatter serviceaftalen, og hvilke områder er særligt vigtige for jer, f.eks. hjælp til installation, vedligeholdelse, reparation og uddannelse? En god serviceaftale med hurtig og effektiv support minimerer nedetid og sikrer, at printeren præsterer sit maksimale.