8 måder at printe sikkert på med Canon printere

Sikre printløsninger er et væsentligt krav i det moderne arbejdsmiljø. Ønsket om hybridarbejde og mere meningsfulde mobile løsninger stiller fortsat krav til sikkerheden i netværk og deres tilsluttede enheder – herunder printere.

Uanset om den bruges til at printe fakturaer, kopiere kontrakter eller scanne følsomme dokumenter, er en alt-i-én-printer stadig i centrum af kontoret. At den er tilgængelig for flere brugere på tværs af flere lokationer er praktisk for en virksomhed, men det øger samtidig risikoen for cyberangreb.

Så hvordan kan du lave printkopier, når du har brug for dem, men også beskytte fortrolige oplysninger og opretholde generel datasikkerhed?

Som Canon Europe Product Marketing Specialist Zubair Rahim forklarer, leveres de nyeste Canon MAXIFY- og PIXMA-printere med en række sikre printfunktioner. "Hvis du bruger en af printerne i MAXIFY GX-serien, f.eks. hjemmekontormodellerne GX4050 og GX3050 eller GX5050-, GX6050- og GX7050-modellerne til små kontorer, vil du ikke blot nyde godt af en høj kapacitet, men også en høj grad af printsikkerhed," siger han.

Overholdelse af GDPR og andre databeskyttelsesbestemmelser over hele verden betyder, at virksomheder er forpligtet til at sikre sikkerheden og beskyttelsen af personlige oplysninger. Printere udgør en potentiel sårbarhed her på grund af muligheden for uautoriseret adgang til fortrolige data. Selvom dette afhænger mere af de processer end den hardware, en virksomhed bruger, er der flere funktioner indbygget i Canons nyeste printere, som forbedrer printsikkerheden og reducerer risikoen for at overtræde kravene til databeskyttelse.

Her fremhæver vi de vigtigste trin, du kan tage for at sikre sikkert print og passe på følsomme dokumenter.

• Sørg for sikker print fra og scanning til clouden via Cloud Link
• Indstil en administratoradgangskode
• Få mest muligt ud af Remote UI
• Overvåg jobloggen
• Styrk sikkerheden med automatiske firmwareopdateringer
• Aktivér en påmindelse om fjernelse af original
• Tilføj et vandmærke med stempel/baggrundsprint
• Brug TLS 1.3-kryptering til at sikre print

Der er mange risici forbundet med at opbevare følsomme data på en stationær eller bærbar computer. Enheden kan blive stjålet eller hacket, og hardwaren til lagring kan svigte eller blive ødelagt. Lagring af data og dokumenter i clouden giver et ekstra lag af beskyttelse og muliggør sikkert print fra og scanning til populære cloud-tjenester via Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link.

"Du kan få adgang til Cloud Link via printerens skærm, hvis den er udstyret med en, eller ved at bruge Canons PRINT-app på en smartphone," forklarer Zubair. "Organisationer kan holde dokumenter centraliseret på en delt konto på Google Drev, Dropbox, Evernote og Microsoft OneDrive, så der er ikke behov for at gemme flere kopier lokalt."

Google Classroom er nu også integreret i Cloud Link, hvilket giver lærere og elever mulighed for at printe delte dokumenter og scanne direkte til en Google Drev-mappe fra printeren.

En enkel og praktisk funktion er muligheden for at angive en administratoradgangskode for at begrænse uautoriseret adgang til printeren på Canon MAXIFY- og PIXMA-netværksprintere. Administratoren kan konfigurere op til 20 autoriserede brugere på printeren, som hver kan tildeles en individuel adgangskode. Uden adgangskoden forbliver skærmen låst. Dette er med til at sikre, at printeren ikke kan bruges, eller at dens indstillinger ændres af personer, der bare går hen til printeren. "Dette er en særlig nyttig sikkerhedsfunktion til printere, der er placeret i et offentligt rum," siger Zubair. "Det betyder, at du kan konfigurere alle Wi-Fi- og LAN-indstillinger og låse det hele med administratoradgangskoden.

"Du kan også kontrollere, hvad autoriserede brugere har adgang til. Du kan f.eks. begrænse kopiering til kun sort/hvid eller begrænse scanningsfunktioner, f.eks. scanning til et USB-flashdrev (hvis relevant), eller adgang til clouden via printerskærmen."

Ud over at aktivere sikre printfunktioner på selve printeren er det muligt at fjernstyre enheden og brugerne ved hjælp af Canons Remote UI.

Remote UI kan tilgås direkte via en webbrowser eller Canon PRINT-appen. Det giver dig mulighed for at konfigurere printerindstillinger, køre vedligeholdelsesopgaver og – helt afgørende – ændre adgangskoder, begrænse adgang og konfigurere protokoller for sikkerhedsgodkendelse af printere.

"Alle disse protokoller kan administreres via Remote UI," tilføjer Zubair. "Indstillinger for AirPrint og Bonjour og den måde, hvorpå folk kan få adgang til en printer, kan også ændres. Dette kan være nyttigt, hvis du befinder dig på et fast sted, uanset om det er et kontor eller et hjem, og du kun ønsker, at brugere på det pågældende sted skal bruge denne printer – du kan begrænse IP-adgangen og tillade, at kun de IP-adresser, du kender og stoler på, kan oprette forbindelse til enheden."

Hvis du er administrator eller hovedbruger af en printer, og du har mistanke om, at nogen misbruger enheden eller får adgang til den, når de ikke har tilladelse til det, kan du finde ud af det ved hjælp af printerens joblog.

"Det er en enkel historik for printjob, som gør det muligt at spore enhver usædvanlig printadfærd," forklarer Zubair. "Så hvis der er en usædvanlig mængde printjob, eller de går igennem på tidspunkter, hvor du ved, at ingen skulle bruge printeren, kan du (under forudsætning af, at du har konfigureret en administratoradgangskode) få adgang til joblog på skærmen på en printer, der er udstyret med en."

Opdatering af firmwaren på en smartphone, tablet eller computer er en rutinemæssig del af det moderne liv, og der er også forskellige opdateringer tilgængelige for printere.

Tidligere skulle du enten følge vejledningen på skærmen for at installere den nyeste firmware eller kontrollere printerens firmwareversion på selve enheden. Du kunne også opdatere den manuelt ved hjælp af Remote UI eller ved at tjekke Canons supportwebside for at se, om en ny version var blevet udgivet.

"Nu har nogle af de nyeste printere, f.eks. Canon MAXIFY GX3050 og Canon MAXIFY GX4050, automatiske firmwareopdateringer," påpeger Zubair. "Disse modeller sikrer, at de nyeste opdateringer installeres."

Det er vigtigt at beskytte følsomme oplysninger, når du bruger scanneren eller kopieringsfunktionen på en alt-i-én-printer. Det er alt for nemt ved et uheld at efterlade et dokument på glasset, som en uautoriseret person senere kan finde.

For at løse dette problem giver mange nye Canon-multifunktionsprintere nu mulighed for at indstille en påmindelse, der beder dig om at fjerne det oprindelige dokument.

"Når du har aktiveret denne funktion," forklarer Zubair, "viser printeren en meddelelse på skærmen og giver en lydpåmindelse ca. et minut efter, at du har udført en scanning eller lavet en kopi, hvor du har efterladt dokumentet på glaspladen."

Hvis du printer fortrolige dokumenter, giver stempel-/baggrundsprintfunktionen på modeller i Canon PIXMA- og MAXIFY-printerserierne ekstra sikkerhed.

"Det er næsten som at anvende et vandmærke på dokumentet," siger Zubair. "Med stempelfunktionen kan du printe meget lys tekst eller et bitmap-stempel bag dokumentdataene. Du kan f.eks. vælge en dato, et klokkeslæt eller et brugernavn, så du kan fremhæve dokumentets følsomme karakter og spore eventuelle kopier, der forsvinder."

Den nyeste version af TLS-krypteringsprotokollen (Transport Layer Security) er hurtigere og giver forbedret sikkerhed, når det drejer sig om tilslutning af en printer og en router. Canon har introduceret TLS 1.3-understøttelse i Canon MAXIFY GX4050 og GX3050.

"Den tidligere version – TLS 1.2 – er stadig sikker og er den mest almindeligt anvendte krypteringsprotokol på tværs af netværk", bekræfter Zubair, "men vi indfører TLS 1.3 i vores enheder for at sikre, at de er i overensstemmelse med den bedre kryptering, som moderne enheder udstyres med.

"I modsætning til mange praktiske sikre printfunktioner, som vi har introduceret i vores MAXIFY- og PIXMA-modeller, bemærker nogle brugere måske ikke engang funktioner som TLS 1.3-kryptering for databeskyttelse og WPA3-understøttelse, som giver forbedringer i forbindelse med tilslutning og netværksbeskyttelse mod sikkerhedsrisici som f.eks. aflytning og spoofing. Men vi laver disse tilføjelser i baggrunden for at sikre, at print er mere sikkert."

I disse tider, hvor vi altid er tilsluttede, er det vigtigt at sikre, at følsomme oplysninger er beskyttet. Sikkerhedsegenskaberne og funktionerne i Canon-printere kan hjælpe med at sikre, at dit print er så sikkert som muligt, og at oplysningerne i dine printede dokumenter er sikre.



Skrevet af Marcus Hawkins