Artikel

Tips til IT-chefer: Den enkle vej til effektivt hybridarbejde

Tips til IT-chefer: Den enkle vej til effektivt hybridarbejde

Canon Camera
Det forgangne år har været en udfordring for mange IT-chefer. Ingen kunne have forudset de pludselige og drastiske ændringer i IT-strategien, som organisationerne måtte gennemføre. Mens den måde, vi arbejder på, har ændret sig, har pandemien tilført raketbrændstof til det, der var en gradvis udvikling. Det, der kunne have været en konstant treårig plan for fremme af den digitale transformation, blev pludselig fremskyndet til "nu".

I løbet af de sidste 30 år har vi sagt farvel til de individuelle kontorer, til kontorbåse og for nylig til 8-til-16-arbejde og endda til idéen om et kontor overhovedet. Selv før pandemien var der en accelererende udvikling hen imod hjemmearbejde og mobilt arbejde, hvor medarbejderne ønskede at arbejde effektivt, når de var på et kontor, i et kontorfællesskab, på hjemmekontoret eller i en anden afdeling et sted i landet. Men i kølvandet på pandemien er behovet for og hastigheden i forandringerne blevet endnu større, da mange virksomheder forpligter sig til langsigtede fjern- og distribuerede arbejdspolitikker.

Som følge af disse ændringer har IT-lederens rolle udviklet sig til det, vi kunne kalde en informationsarkitekt. Nu besvarer de komplekse spørgsmål som f.eks.:
  • Hvordan vil oplysninger strømme gennem forretningsprocesser og programmer, selv når medarbejdere er placeret på forskellige steder? 
  • Hvordan kan vi sikre, at papirbaserede oplysninger, der kommer ind på kontoret, kan gøres digitalt tilgængelige for medarbejdere, der arbejder eksternt? 
  • Hvordan kan vi sikre, at der opnås adgang til informationer, og at de håndteres sikkert fra off-site-arbejdspladser?

For at understøtte denne nye mobile arbejdsmodel har IT-teams været nødt til at gennemgå en nyvurdering af den teknologi, der understøtter deres daglige arbejde. Virksomheder har brug for en opsætning, der understøtter et nemt informationsflow, uanset hvor de befinder sig. For mange betød det en komplet opdatering, der flyttede dem væk fra den gamle on-site-infrastruktur til cloud-leveret software og cloud-baserede tjenester.
1. Hold infrastrukturen enkel

Historisk set har I som IT-team måske brugt meget tid på at administrere og vedligeholde on-site-infrastrukturen. Selvom det ikke var en god udnyttelse af jeres tid, var det typisk for mange organisationer. Pandemiens følger har fået mange virksomhedsledere til at tage de almindelige processer op til overvejelse. Når alt kommer til alt, er kontinuerlige kontorbesøg upraktiske under nedlukninger, og de gør langsigtet udspredt arbejde eller hybridarbejde umuligt. Erfaringen har derfor styrket virksomhedernes arbejde med at reducere afhængigheden af on-site-infrastruktur, og et af de områder, der skal undersøges på ny, er driverstyring.

Driverstyring er ikke et emne, der diskuteres meget, men faktum er, at det er en hovedpine for IT-teams, selv når enheder og brugere er på stedet. Hybridarbejde øger kun kompleksiteten. Arbejde i nye miljøer vil sandsynligvis betyde investering i nye enheder, der er bedre egnet til eksterne arbejdspladser. Og nye enheder betyder mere arbejde for IT, herunder at skulle sikre, at de har den/de korrekte software, drivere og sikkerhedsopsætning.

Brugerkravene varierer afhængigt af deres rolle, hvilket vil få konsekvenser for driverstyringen. Samtidig med at flere brugere ønsker at tilslutte deres egne enheder, er det endnu vigtigere, at printerdrivere administreres og installeres korrekt. Hvis man bevæger sig mod et cloud-baseret, driverløst miljø, sparer man ikke blot værdifuld tid på opsætning eller opdatering af eksterne enheder, men man sikrer også, at virksomheden ikke behøver anskaffe mere infrastruktur på stedet.

2. Centraliseret flådeadministration

Overgangen til cloud-baseret flådeadministration har også fordele, der går ud over at gøre jeres infrastruktur mere 'fjern'venlig. Det giver jer centraliseret administration, hvilket gør det nemmere for jer at se, administrere og vedligeholde jeres print- og scanningsflåder.

Det kan være, at du ikke opdager problemer som f.eks. lavt tonerniveau, papirstop og fejl, før en medarbejder rapporterer det, hvor problemet allerede har langsommeliggjort deres arbejdsdag. Når enheden er 50 km borte på en medarbejders hjemmekontor, er det endnu sværere at diagnosticere og løse problemet. Det kan endda betyde, at enheden kommer ud af funktion i lang tid. Med cloud-baserede værktøjer kan I overvåge maskinparker og forudse problemer som f.eks. tonerudskiftning, hvilket reducerer nedetid.

Central administration giver jer også mulighed for at administrere opdateringer nemmere. Uden at en flåde er placeret i samme rum, er det ikke muligt at opdatere hver enkelt enhed individuelt. Med cloud-baseret administrationssoftware kan I bare implementere nye opdateringer eller funktioner på tværs af hele flåden uden at forlade skrivebordet. Det er bedre for virksomheden og bedre for medarbejderne, der får øjeblikkelig adgang til de nyeste versioner uden forsinkelse – dette er især vigtigt, når det drejer sig om sikkerhed.

3. Sikker og effektiv informationsstrøm

Det bringer os til sikre, effektive workflows. En ting, som I alle kan være enige om, er, at sikkerhed er altafgørende. Men IT-teams skal finde den rette balance mellem tilgængelighed og beskyttelse. Medarbejderne skal kunne få adgang til de dokumenter, de har brug for, uden at støde på dem, de ikke bør have adgang til. Medarbejdernes nemme adgang bør heller ikke give alle andre nem adgang, herunder ondsindede aktører.

Her har cloud-baserede systemer mange fordele. Samtidig giver de medarbejderne mulighed for nemt at få adgang til de dokumenter, de har brug for, uanset hvor de er. Men de gør det også nemmere for IT-teams at administrere sikkerheden, så I kan opsætte regler, der giver og begrænser brugeradgang til filplaceringer på serveren.

Samtidig giver cloud-baseret flådeadministration jer også mulighed for at håndtere dette for print- og scanningsenheder. I kan konfigurere og administrere brugerprofiler og arbejdsprocesser fra et centralt perspektiv, hvilket gør det nemt at angive regler for adgangs- og informationshåndtering.

Efterhånden som vi træder ind i en ny æra af hybridarbejde, vil IT-teams i stigende grad komme til at spille rollen som "informationsarkitekt". Kernen i dette vil være de værktøjer og den teknologi, der muliggør effektivt og sikkert arbejde overalt. Jeres organisation har måske allerede haft cloud'en med i planen, men det bliver afgørende for denne opgave, især når det drejer sig om flådeadministration. Men det handler ikke kun om nødvendighed, det er også en mulighed for at forbedre jeres flådeadministration generelt, så I kan øge oppetiden og holde jeres medarbejdere sikre.

Få mere at vide om, hvordan fremtiden for IT ser ud om 10 år.

Relaterede produkter og løsninger

Se mere

Er I usikre på, hvilke produkter I har brug for til jeres virksomhed?