Printersikkerhed: Sådan får I styr på leverandørens adgang

Klokken er 16.42. En servicetekniker logger på printeren udefra og retter en fejl. Fem minutter senere kører den igen. Ingen bemærker noget. Det er hele pointen med god service.

Men hvem godkendte forbindelsen? Hvilke rettigheder havde teknikeren? Og hvad skete der med de dokumenter, printeren havde liggende imens?

"En moderne multifunktionsprinter er en computer med lager, styresystem og netværksadgang. Og den har typisk flere brugere udefra, end nogen i IT-afdelingen har talt op," siger Jørgen Nielsen, Security Advisor hos Canon. Keypoint Intelligence fremhæver netop disse enheder som en del af virksomhedens voksende angrebsflade.

Med fjernsupport og cloud-print afhænger sikkerheden ikke kun af jeres egne systemer og medarbejdere. Den afhænger også af, hvordan leverandøren beskytter og bruger sin adgang.

Hvordan får I overblik uden at gøre printersikkerhed til et selvstændigt driftsprojekt? Her er Jørgen Nielsens syv råd.

Registrér enheder, printservere, cloud-tjenester og leverandørens accounts. Følg derefter én kontrakt fra afsendelse til udskrift: Hvor bliver den gemt undervejs, og hvem har adgang til den?

"De fleste kan fortælle mig, hvor mange printere de har. Færre kan fortælle mig, hvor mange veje der fører ind til dem," siger Jørgen Nielsen.

Kræv personlige administratoraccounts, multifaktorgodkendelse ved fjernadgang og kun de rettigheder, opgaven kræver. Begræns adgangen i tid, hvor det er praktisk muligt, og log aktiviteterne.

"En serviceaftale er ikke en adgangspolitik. I skal kunne se, hvem der har ændret hvad – og lukke adgangen på fem minutter, hvis det bliver nødvendigt," siger Jørgen Nielsen.

Aftal frister for sikkerhedsopdateringer og varsling om sikkerhedshændelser. Stil også krav til dokumentation og til jeres mulighed for at kontrollere, at leverandøren overholder aftalen.

Afklar, om leverandøren er databehandler, og indgå en databehandleraftale, hvis leverandøren behandler personoplysninger på jeres vegne. I kan overlade driften til andre. Ansvaret som dataansvarlig bliver hos jer.

Deaktivér ubrugte protokoller, skift standardadgangskoder, og aktivér relevant kryptering. Printeren skal indgå i det løbende sikkerhedsarbejde på linje med servere og arbejdsstationer – ikke som et apparat, der bare skal have toner.

Canons Device Hardening kan omsætte sikkerhedskravene til en fast grundkonfiguration, så I ikke skal gøre det manuelt printer for printer.

Sikkerheden stopper ikke, når dokumentet er sendt til print. TechRadar Pro peger på print og scanning som fortsat oversete risikoområder.

Hos Dantherm begyndte forbedringerne med en analyse af printmiljøet og omfattede uniFLOW Online med medarbejderkort til login. Udskriften kommer først ud, når medarbejderen står ved printeren og godkender den.

"Det er den enkleste sikkerhedsforbedring, jeg kender. HR-dokumenter og kontrakter ligger ikke længere frit fremme, og medarbejderne skal ikke lære noget nyt – de skal bare have deres kort med," siger Jørgen Nielsen.

En sikker opsætning er ikke sikker for altid. Indstillinger kan blive ændret under service, ved en opdatering eller af en velmenende kollega.

Secure Profile Management kan overvåge konfigurationen, give besked om afvigelser og gendanne de aftalte indstillinger. Men automatisering kræver en klar ansvarsfordeling.

"Systemet kan fortælle jer, at noget er ændret. Det kan ikke beslutte, hvem der skal reagere. Det skal stå i jeres beredskab, før den første advarsel kommer," siger Jørgen Nielsen.

Data må ikke følge med, når printeren forlader virksomheden – og det er som regel leverandøren, der henter den. Kræv derfor dokumenteret datasletning ved udskiftning og aflevering. Canons Data Removal kan hjælpe med den del af opgaven.

Gem slettebeviserne sammen med risikovurderinger, adgangsoversigter og kontrolrapporter. Så har I dokumentation for hele udstyrets levetid og slipper for at samle den i sidste øjeblik før en revision.

Begynd med én printer og leverandørens adgang til den. Hvilke data gemmer den? Hvem kan logge på? Og kan I dokumentere, at aftalen bliver overholdt?

"Svarene på de tre spørgsmål er jeres udgangspunkt for resten af printerne. Og hvis I ikke kan svare, er det i sig selv et svar," siger Jørgen Nielsen. En sikkerhedsgennemgang som Canons Office Health Check kan give jer det overblik og en prioriteret liste over, hvad I skal gøre først.

Driften kan I overlade til andre. Kontrollen skal blive hos jer.