Storkontorer lukkes efter COVID-19 – Bliver det en tendens?

Hjemmearbejdet har for mange været en fast del af hverdagen under COVID-19-nedlukningen – på godt og ondt. Mere fleksible arbejdstider, mindre pendling og bedre tid til at fordybe sig i sine opgaver er nogle af fordelene for de ansatte. På samme måde ser virksomhederne, at de ved hjælp af digitale platforme til kommunikation og dokumenthåndtering kan opnå den samme eller endda højere produktivitet, uden at de ansatte behøver være på kontoerne, der jo har stået tomme i de seneste mange måneder.

Det er en win-win for alle parter. Derfor er der også mange virksomheder, som overvejer at droppe de tidligere meget prestigefyldte storkontorer og erstatte dem med hjemmekontorer og fleksible ordninger. Det gælder blandt andet Google, Twitter og Facebook, men der er også lignende eksempler fra danske virksomheder.

Forsikringsgiganten Codan meldte allerede ud tilbage i november, at de efter COVID-19 kun ville have kontorpladser til hver anden medarbejder og på den måde halvere deres lejemål. Planen er, at over halvdelen af de ansatte fra januar skal arbejde fast hjemmefra mindst to dage om ugen.

Andre og mindre virksomheder overvejer det samme. Datacentervirksomheden Bornerup Datacenter i Thisted har opsagt deres lejemål, så de 20 ansatte primært skal arbejde hjemmefra, hvilket er blevet taget godt imod.

Begge gode eksempler, hvor de ansatte er glade og tilfredse med de nye arbejdsformer, men det skal eksekveres korrekt for ikke at give bagslag.

Når kontakten på storkontoret droppes, er der især én ting, du skal huske: Dine ansattes sociale interaktionen med hinanden. Imens en ”pause”-kanal på Teams er en god idé, er det vigtigt, at ansatte stadig har mulighed for at mødes og interagere samt have faciliteter tilgængelige.

Førnævnte Bornerup Datacenter har løst det med et nyt, fleksibelt kontor, som de ansatte forventer at bruge fra tid til anden – mest af alt for det sociale og til møder, når det giver mening ansigt-til-ansigt. Det er en perfekt løsning for en mindre virksomhed, og for større virksomheder kan det måske lade sig gøre med flere mødelokaler i kontorbygningen end egentlige kontorpladser. Dertil kræver det, at I har styr på jeres kontoradministration, så ansatte kan booke mødelokaler let og enkelt (man kan faktisk bygge en Teams-robot, der kan booke den slags for en), og når ansatte arbejder fra flere lokationer, er det afgørende, at man skaber de bedste og mest gnidningsfrie arbejdsforhold og -steder ved eksempelvis at skabe automatisk tilsluttelige netværk, sikre netværksløsninger og tilgængelige printløsninger, som fungerer uanset, om man printer i hjemmet eller direkte til kontoret.

Med storkontorets fald og de mange nye hjemmekontorer, er det vigtigt at gennemgå virksomhedens hardware. Har I de rette digitale hjælpemidler til mødelokaler, og hvor let er det at tilgå kontoret på alle tider af døgnet: Husk på, at 8-16 måske ikke længere er en ting, men arbejdstiden udviskes og er til forhandling.

Et andet eksempel er det traditionelle printerrum. Med færre ansatte på kontoret er der formodentligt ikke brug for samme store print-opsætning. Omvendt er der sandsynligvis brug for en mere digitaliseret løsning til print, så ansatte nemt og sikkert kan trykke print på sin computer i hjemmet og printe ud fra en hvilken som helst printer i virksomheden, hvad end den står i medarbejderens hjem, hos en kollega eller på en af flere satellitkontorer – og som fungerer, uanset hvor de er. Den form for løsninger er med til af løfte arbejdspladsen væk fra de fysiske lokaler og gøre den fleksibel.

Når ansatte er placeret i hjemmet, så er deres hjemmearbejdsplads stadig en del af virksomheden og bør behandles sådan. COVID-19 tvang os alle hjem, men det er ikke en undskyldning for ikke at sikre de yderste led af virksomheden såsom hjemmekontorets enheder og netværk.

De fleste hjemmeadresser benytter eksempelvis stadig en forbrugerbaseret router med kun ét netværksnavn, som både børn og forældre benytter, og det kan være et alvorligt sikkerhedsproblem. Overvej derfor at tilbyde ansatte bedre sikret netværks-udstyr og internetforbindelser. Dertil kommer spørgsmålet om de mange tilsluttede enheder. En VPN-forbindelse til computeren er et must, men husk også, at enheder som tilsluttede netværksprintere og lignende stadig udgør en sikkerhedsrisiko, hvis ikke den sættes op korrekt.

Det stiller nye krav til virksomhedens IT-afdeling, at mængden af ”bring your own devices” nu stiger yderligere.

Derfor er det afgørende, at du tager et eventuelt fleksibelt kontor seriøst. Ellers kan det gå galt.