Det er en af grundene til, at databeskyttelse år efter år kommer højere op på dagsordenen hos institutioner, regeringer og organisationer i hele Europa. Trusselsomfanget er vokset eksponentielt.

Vores nye undersøgelsesrapport om informationshåndtering har vist, at IT-chefer ofte oplever brud på sikkerheden og compliance, og fire ud af fem har rapporteret sikkerhedsproblemer i løbet af det seneste år. Det er på trods af, at de bruger mere tid på informationssikkerhed og compliance end før pandemien.

Det rejser spørgsmålet: Er de, der er involveret i den daglige opgave med at beskytte information og overholde reglerne på tværs af organisationer, blevet fanget på det forkerte ben?

I denne artikel vil vi se på årsagerne til, at IT-chefens rolle er blevet vanskeligere – og hvordan automatisering vil gøre det nemmere for IT-chefer at administrere informationssikkerhed og compliance.

Cyberkriminalitet er en stor forretning. Forventningen var, at det ville koste verden 9,5 milliarder USD i 2024, men i 2015 var det kun 3 milliarder USD¹. I de seneste år har hurtig digitalisering bidraget til dette, da flere af organisationens aktiviteter – f.eks. HR og finansiel rapportering – foregår online.

For at løse dette problem indfører EU nye lovgivningsmæssige rammer. NIS2-direktivet vil f.eks. placere flere brancher under den eksisterende lovgivning², hvilket kræver, at mange flere virksomheder i hele Europa skal påvise højere standarder for compliance.

Det er ikke et område, som virksomheder har råd til at ignorere. I 2023 blev der pålagt ca. 2,1 mia. EUR i bøder i EU på grund af overtrædelse af den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR)³.

På organisationsniveau er compliance mere kompliceret at overholde, da udbredelsen af hybrid- og fjernarbejde betyder, at mere følsomme data finder vej uden for kontorvæggene, hvilket fører til privatlivs- og sikkerhedsudfordringer. Da mange mennesker ikke altid overholder standarderne for compliance i forbindelse med informationssikkerhed, udgør det en trussel mod cloud-sikkerheden og kan føre til brud på datasikkerheden og cyberangreb.

Det er derfor ikke overraskende, at sikkerhed i vores undersøgelse blandt IT-chefer blev fremhævet som en central udfordring, hvor 60 % placerede den blandt deres tre vigtigste. Det tager en stor del af deres energi: Halvdelen af IT-chefer fortalte os, at informationssikkerhed tager en betydelig del af deres daglige tid. Derfor forsøger mange virksomheder at forhindre disse problemer, før de opstår.

Når vi ser på IT-chefernes specifikke problemer omkring informationssikkerhed og compliance, er det tydeligt, at mønstre i forbindelse med hybrid- og fjernarbejde har skabt nye compliance-risici og forstyrret organisationernes evne til at sikre deres kritiske oplysninger.

I en overskuelig fremtid vil hybride arbejdsmiljøer være normen for de fleste kontorbaserede organisationer. 74 % af de professionelle i Europa forventer, at fjernarbejde bliver standard⁴, hvilket skaber udfordringer med hensyn til informationssikkerhed.

Men for IT-chefer forårsager det hovedpine. Medarbejdere bruger ofte webtjenester eller outsider-teknologi, der ikke er tilladt af deres virksomhed. De ved heller ikke, om medarbejderne bruger deres egne enheder til at håndtere følsomme data, og derfor kan de ikke se, hvilke dokumenter der deles, og med hvem. Kort sagt har de ikke den gennemsigtighed og kontrol, de har brug for.

Da vi spurgte IT-chefer, hvordan de havde tænkt sig at forbedre deres hybride arbejdsmiljøer, ønskede 43 % forbedret indsigt i medarbejdernes softwarebrug, og 42 % ønskede mere kontrol over, hvordan medarbejderne tilgår compliance-processer. Til gengæld håber vi, at disse bestræbelser vil mindske udfordringerne omkring datasikkerhed og sikre, at medarbejderne overholder reglerne for compliance, selv når de arbejder eksternt.

Der er en klar appetit på praktiske løsninger til informationssikkerhed og compliance, der passer til behovene i nutidens organisationer.

Vores rapport viser, at mange IT-chefer tager konkrete skridt til at øge deres organisationers cybermodstandskraft og gøre compliance nemmere at spore. Det bekræfter vores råd til vores kunder om, at vejen til større synlighed og kontrol er brolagt med automatisering.

Manuelle compliance-processer er afhængige af, at medarbejdere husker det, når de får adgang til, redigerer, deler eller sletter oplysninger. Disse kan være sårbare over for fejl og er ikke altid nemme at bevise under en audit. Derfor siger 36 % af IT-cheferne, at de har mistanke om eller er klar over, at medarbejderne ikke altid følger reglerne for compliance, hvilket kan udgøre en trussel mod datasikkerheden.

Ved at automatisere nogle aspekter af informationshåndtering med digital dokumenthåndtering kan IT-chefer nemt spore et dokuments bevægelse gennem deres organisation. Dette sikrer, at oplysninger flyder problemfrit og sikkert uden risiko for, at de ender i den forkerte indbakke.

53 % af IT-chefer har allerede automatiske adgangsrettigheder på plads, hvilket sikrer, at ikke-godkendte medarbejdere ikke kan få adgang til følsomme dokumenter. 51 % har indført automatiske arkiveringstidsfrister for at sikre, at følsomme dokumenter slettes i overensstemmelse med GDPR.

Der er dog stadigvæk lang vej igen. Da vi spurgte IT-chefer, hvilke processer de havde til at kontrollere specifikke dokumentfunktioner, fra adgangsrettigheder til indeksering, blev selv de mest almindeligt anvendte stadig kun implementeret af ca. halvdelen af de adspurgte organisationer.

Det er ikke et spørgsmål om, at IT-chefer mangler viljen til at komme videre på deres automatiseringsrejser. Værdien af automatisering er åbenbar for alle, der implementerer den, da næsten alle IT-chefer med mindst én automatiseret proces siger, at de har set en fordel ved den.

Men som det fremgår af vores rapport, er der betydelige hindringer mellem de første trin i indførelsen af automatisering og avanceret automatisering af workflows. Den klarer de udfordringer, der vil låse op for den næste bølge af automatisering og hjælpe med at overvinde udfordringer i forbindelse med informationssikkerhed.

Den teknologiske udvikling i de seneste år har været opsigtsvækkende. IT-chefers rolle er propfyldt med muligheder, hvilket giver dem chancen for at føre deres organisationer frem til højsædet af automatiseringsalderen.

Set i det lys kan de udfordringer inden for informationssikkerhed, som IT-chefer står over for, vise sig at være den nødvendige katalysator til at fremskynde en bredere anvendelse af automatisering og transformere den måde, hvorpå organisationer behandler oplysninger.

Fremtidens værktøjer til informationshåndtering findes allerede. Men der er lang vej forude, før de fleste virksomheder trygt kan bruge dem til at supercharge deres aktiviteter og tilføre ny værdi.

IT-chefer skal fremtidssikre deres organisationer ved at tage automatisering til sig og komme videre på deres digitale modenhedsrejser. For at gøre dette skal de tage den rigtige partner med om bord, som vil gøre det muligt for dem at etablere solide sikkerheds- og compliance-foranstaltninger til de kommende år.

Download vores rapport nu for at se de mest almindelige udfordringer i forbindelse med informationssikkerhed og compliance, og find ud af, hvorfor de fleste organisationer mangler automatiseringspotentiale.