Din guide til den nye bogføringslov

1. Det første skridt til at komme i gang er, at organisere jeres dokumenter. Hvor er de på nuværende tidspunkt opbevaret? Har I haft en fast lagringsstrategi, hvor alle bilag til hver enkelt transaktion er samlet, eller er de spredt ud på forskellige lokationer, f.eks. i personlige e-mail-indbakker, harddiske og enheder?

For at sikre, at I overholder bogføringsloven, skal I opbevare alle bilag vedrørende hver enkelt transaktion elektronisk og organiseret. Sørg derfor for, at følgesedler ikke opbevares i et ringbind ved varemodtagelsen, mens ordrebekræftelsen eller fakturaen ligger i en finansmedarbejders e-mail-indbakke.

2. Undersøg, hvilke systemer I har behov for at komme i gang med digitaliseringen, og vurder de løsninger, I allerede arbejder med. Med den nye bogføringslov skal virksomheder som nævnt anvende et digitalt bogføringssystem, der understøtter Erhvervsstyrelsens krav til sikkerhed, dokumentation, tilgængelighed, kompatibilitet og brugervenlighed.

Ud over et digitalt regnskabssystem er der en række andre systemer, der kan hjælpe jer med at føre en effektiv og compliant forretningspraksis, samtidig med at I optimerer jeres processer og arbejdsgange.

Digital fakturahåndtering

Et system til elektronisk fakturahåndtering automatiserer processen med at modtage, registrere, godkende og opbevare fakturaer digitalt.

Scanningsløsninger

En softwareløsning til scanning bruges til at automatisere processer i forbindelse med dokumenthåndtering og dataudtræk fra forskellige typer dokumenter, herunder fakturaer, kontrakter og andre bilag.

En sådan løsning er en stor hjælp til at komme i gang med at digitalisere jeres papirbaserede dokumenter på en effektiv og organiseret måde og hjælper med at skabe et overblik over jeres dokumenter fremadrettet.

Dokumenthåndtering

Et værktøj til dokumenthåndtering er en softwareløsning, der er designet til at hjælpe jer med at organisere, håndtere og opbevare dokumenter elektronisk. Det hjælper jer med at strømline jeres processer og optimere jeres informationssikkerhed gennem adgangskontrol, kryptering og multifaktorgodkendelse.

I forbindelse med den nye bogføringslov kan løsningen spille en vigtig rolle i sikker opbevaring af bogføringsprocedurer og dokumenter, samt opretholde et detaljeret revisionsspor for ændringer og aktiviteter relateret til dokumenterne.

3. Udarbejd interne politikker, der beskriver jeres organisations nye processer og procedurer for digital bogføring og bilagshåndtering.

En vigtig del af efterlevelsen af kravene i bogføringsloven er at uddanne jeres personale til at bruge de nye processer og systemer korrekt for at reducere manuelle fejl. Det er også væsentligt at understrege, at jeres processer og systemer skal være så brugervenlige som muligt for at sikre en effektiv og præcis bogføring og bilagshåndtering.