Simplify, Leeds City Council optimise their print service using Canon document solutions

Leeds City Council: Blive den bedste med mindre

Udfordringen

Med levering af kritiske supportservices til 700.000 borgere er Leeds City Council den næststørste storbymyndighed i Storbritannien. Og Leeds City Council ønsker at blive anset som den bedste, både hvad angår kvaliteten af services og den måde, de leveres på. I en tid med besparelser og nedskæringer i den offentlige sektor er det et mål med store udfordringer.

Sammen med ønsket om at forbedre produktiviteten og reducere printomkostninger og mængden af affald var det også nødvendigt for Leeds City Council at kunne håndtere ændringer i borgeres adgang til offentlige tjenester. Som Helena Phillips, direktør for Shared Services, forklarer: "Mere og mere kommunikation foregår via digitale kanaler, så den udfordring, vi står overfor, er at udvikle de services, vi tilbyder, på stadigt mindre budgetter."

"Vores førsteprioritet var at implementere en smart printløsning, der sparede byen penge og gav os vores tid tilbage."

Simplify, Leeds City Council boost productivity through Canon’s printing and document management solutions

Da det kom til at identificere områder med ineffektivitet, var borgerrepræsentationens printservice en oplagt kandidat. Print repræsenterer en vigtig IT-funktion for de 12.500 medarbejdere, men flåden af netværksenheder og enkeltstående enheder var svær at administrere og vedligeholde. Managed Print Services Manager Kirsty McCarthy husker: "Mit team tilbragte deres arbejdsdage med at håndtere fejl og forsøge at minimere forstyrrelser. Vores førsteprioritet var at implementere en smart løsning, der sparede byen penge og gav os vores tid tilbage."

Canons løsning

I tæt samarbejde med Leeds City Council har Canon udviklet en printløsning for hele organisationen kaldet PrintSmart. Denne bestod af 850 avancerede multifunktionelle sort/hvid- og farveenheder og en integreret faxserverløsning under ét enkelt administrationssystem.

"Canon påtog sig straks rollen som strategisk partner frem for leverandør."

For at hjælpe Leeds City Council med at introducere PrintSmart inden for kun seks måneder præsenterede Canon et online videoundervisnings- og træningsprogram for at skabe "superbrugere", som kunne vise kolleger i borgerrepræsentationen, hvordan de skulle bruge det forbedrede system. Service & Infrastructure Manager Andrew Byrom: "Canon påtog sig rollen som strategisk partner frem for leverandør. Medlemmerne af teamet var 100 % dedikerede og gjorde hver dag meget mere, end man kan forvente, især i den svære overgangsfase. Teknologien var så god og nem at bruge, at folk bare tog den til sig."

Fordele

PrintSmart havde en øjeblikkelig økonomisk virkning og sparede Leeds City Council for ca. 30 % af værdien af den tidligere kontrakt i det første år, og mere end 400.000 £ til dato. Ved at udskifte printerflåden med færre og mere omkostningseffektive multifunktionsenheder blev antallet af printere rationaliseret med 39 %, hvilket førte til en reduktion i printvolumen på 25 % i de første år alene. De miljømæssige besparelser var ligeså imponerende. Med en anslået mængde drivhusgasser på1.007.318 kg og 18.139 træer sparet i de første 12 måneder er Leeds godt på vej til at blive en by med lav CO2-udledning.

"Forbedringen har været opsigtsvækkende. Små ændringer som synligheden af printkøer og individuel adgang med pinkode sørger for, at dokumenter ikke forsvinder, og at du sparer tid."

Der har også været en enorm stigning i produktiviteten, som Jo Miklo, Head of Business Administration, forklarer: "Forbedringen har været opsigtsvækkende. Små ændringer som synligheden af printkøer og individuel adgang med pinkode sørger for, at dokumenter ikke forsvinder, og at du sparer tid, når du skal hente dem. Nem datascanning gør det muligt for os at reagere hurtigt på anmodninger fra borgerne." Nedetid er stort set elimineret, og for Andrew Byrom er det tydeligste tegn på succes, at han ikke har modtaget nogen klager i måneder.

Der er også sket store forbedringer inden for datasikkerhed. Den avancerede faxløsning kan f.eks. bruges til at udveksle informationer mellem hospitaler og skoler, hvilket garanterer, at følsomme oplysninger håndteres forsvarligt. Nye tiltag som individuel adgang med pinkode og automatisk sletning af printjob efter 24 timer har også ført til væsentlige forbedringer på dette område.

Et digitalt Leeds City Council

Med Canons hjælp sigter Andrew Byrom efter at reducere borgerrepræsentationens printvolumen med yderligere fem procent om året. Ved hjælp af systemets detaljerede datarapporter vil hans team fokusere på afdelinger, hvor de ser dyr printadfærd, og undervise medarbejderne i at reducere printvolumerne. Målet er at sikre, at den ny infrastruktur skaber langsigtet afkast, således at Leeds City Council kan målrette forbedringer og besparelser mod andre områder.

Simplify, Leeds City Council cut costs and waste, using plug and play technology from Canon

"Ved at nytænke den måde, vi arbejder på, har Canon hjulpet os til bedre at kunne servicere borgerne i Leeds."

Succesen med PrintSmart i Leeds City Council er blevet anerkendt internt som forbillede for, hvordan store virksomheders projekter bør gennemføres. Helena Phillips: "PrintSmart har fjernet smerten ved print og forvandlet det til et vigtigt værktøj til arbejdet i den digitale tidsalder. Ved at nytænke den måde, vi arbejder på, har Canon hjulpet os til bedre at kunne servicere borgerne i Leeds."

Find ud af mere

Kontakt os

Find ud af, hvordan vi kan hjælpe med at simplificere jeres virksomhed

Få mere at vide

  • Canon
  • Kundecase om print – Leeds City Council