no business

Erhverv

Therefore

Hvad er dokumenthåndtering?

Hvor gemmer medarbejderne dokumenter, og hvordan søger de efter disse dokumenter?

  • Mappestrukturen i Windows - en god, logisk struktur, men den bruges på forskellig vis af forskellige personer med personlige præferencer
  • E-mail-indbakker – igen en mappestruktur, der tilpasses den enkeltes behov, og som ofte adskiller sig fra strukturen i Windows.
  • Fysiske arkivskabe. De kan være personlige eller tilpasset forholdene i en afdeling eller hele virksomheden. Selvom det sidste er tilfældet, er der ofte forskel på strukturen hos forskellige medarbejdere eller afdelinger. –
  • USB-sticks, som vi kan bruge til lagring af personlige sikkerhedskopier eller til overførsel af dokumenter til forskellige lageradresser.

Ofte bruges alle fire ovennævnte metoder, så hver af dem kun omfatter en del af de samlede oplysninger, og det er ikke til at vide om denne del er opdateret. Resultatet er en meget usikker situation, hvor dine dokumenter kan forsvinde, blive set af de forkerte personer, blive stjålet eller blive destrueret.

De to vigtigste årsager til problemet er:

  • Den hierarkiske træstruktur. Selvom det er en klar, logisk måde at gemme dokumenter på, er alle hierarkier forskellige, fordi folk har forskellige opgaver og tænker forskelligt. Det bliver et problem, når systemer bliver store og indeholder mange oplysninger fra mere end en person.
  • Det, at folk kopierer dokumenter for at have en kopi i hver enkelt lagerstruktur, f.eks. e-mail-programmet, det lokale drev, netværksdrevet eller en USB-stick. Det gør det svært at holde styr på, hvilken version der er den nyeste.

Løsningen er at droppe den hierarkiske træstruktur og i stedet stille følgende to spørgsmål:

  • Hvilken type dokument er det?
  • Hvilken etiket kunne du tænke dig at sætte på dit dokument, så det kan identificeres?

Hvis du f.eks. vil gemme en kontrakt, kan du mærke den direkte fra displayet på multifunktionsenheden, før den gemmes i Therefore-dokumenthåndteringssystemet. På samme måde kan dokumenter mærkes fra stort set ethvert pc-program.

Etiketterne erstatter behovet for en hierarkisk struktur, og eftersom enhver med adgangsrettigheder kan hente dokumentet fra en central lageradresse, er der ikke længere behov for kopiering. Nu er der kun et sted at gemme, søge efter, distribuere og sikre dokumenter.

Det er essensen af et dokumenthåndteringssystem, men det er også kun begyndelsen. Det omfatter også

  • Dokumentarbejdsgange
  • E-mail-arkivering
  • Batch-scanning
  • Dokumentsikkerhed
  • Automatisk dokumentfangst fra informationssystemer.
  • Lagring på sikre medier i tilfælde af katastrofe.  

spacer
            image
Relevante downloads
Therefore™ Brochure
Related Information
Hvorfor skal du vælge Therefore™?
Therefore™-skalerbarhed
Therefore™-komponenter
Therefore™-funktioner
Therefore™-integration
Therefore™ Home