Genan effektiviserer og højner sikkerheden med fakturahåndtering fra Canon
Fremgangsmåde
Genan tog en dialog med Canon, da de allerede havde Canon-printløsninger, og Canon havde et faktura-håndteringssystem.
Udfordringer
• Et skift fra analog til digital
• Flere lande systemet skulle rulles ud i
• Hurtig overgang for at sikre minimalt tab i effektivitet
Fordele
• Større overblik og gennemsigtighed for den som godkender fakturaer
• Hurtigere arbejdsgang
• Større sikkerhed, da der kan tilføjes flere kontrolelementer
• Stor tidsbesparelse
Digitalisering af fakturasystemet
Midtjyske Genan indså i 2015, at det var nødvendigt at modernisere hele deres fakturahåndteringssystem. Genan havde hidtil håndteret fakturaerne manuelt og i papirform. Det var for langsommeligt, pladskrævende og gammeldags. Beslutningen var truffet. Nu skulle der digitaliseres.
”Vi indså, at vi havde et behov for at modernisere den måde, som vi arbejdede med fakturaer på. Vi havde hørt fra vores Canon-sælger, at Canon muligvis havde et system, der kunne være interessant for os - systemet hed Nova. Da Nova var Canons eget udviklede system, kunne vi have en tæt dialog med Canon, og softwaren levede op til alle vores krav - både i forhold til fleksibilitet og skalering samt en række andre områder. Da vi samtidig var én af de første større kunder på løsningen, havde vi mulighed for at præge den videre udvikling og få foretaget ønskede tilpasninger til systemet i samarbejde med Canon," fortæller Christian Kirkegaard Madsen, som er økonomidirektør hos Genan.
VI INDSÅ, AT VI HAVDE ET BEHOV FOR AT MODERNISERE DEN MÅDE, SOM VI ARBEJDEDE MED FAKTURAER PÅ. VI HAVDE HØRT FRA VORES CANON-SÆLGER, AT CANON MULIGVIS HAVDE ET SYSTEM DER KUNNE VÆRE INTERESSANT FOR OS - SYSTEMET HED NOVA.
Smertefri implementering
Samarbejdet tog hurtigt form - Nova blev hurtigt og smertefrit implementeret. Forskellen var fra starten mærkbar og den kunne mærkes flere steder i virksomheden. Bogholderiassistent Birgit Grønbæk kunne fra dag ét mærke, hvordan hendes arbejdsopgaver ændrede sig i det nye system.
”Det arbejde, jeg laver nu, har helt klart en højere kvalitet fra et controlling-mæssigt synspunkt. Før gik der meget tid med at arkivere og finde de fysiske fakturaer, mens jeg nu kan jeg bruge mere på tid på at sikre korrekt kontering mv; og antallet af forespørgsler fra kolleger til gamle fakturaer er faldet markant, da de nu selv kan finde digitale kopier i Nova. Det er en anden måde at arbejde på, men var nemt at vænne sig til og virkede faktisk fra dag ét.”
Ud over en ændret arbejdsgang havde Nova en lang række fordele, som Genan omgående fik glæde af. ”Der er så meget automatisering i systemet. Det sparer os for en masse tid. Vi kan finde, hvad vi skal langt hurtigere, men specielt til månedsluk er fordelene synlige. Vores overblik over hele forretningen er endnu skarpere, så månedsluk går nemmere nu. Desuden er vi nu i stand til at lave et langt mere præcist likviditetsforecast, som rent økonomisk også giver os meget”, forklarer Christian Kirkegaard Madsen.
Udrulning i Tyskland
Efter en succesfuld udrulning i Danmark så Genan gerne, at deres andre europæiske selskaber tog sys- temet i brug. Specielt var selskabet i Tyskland i kikkerten. Store afstande mellem de enkelte fabrikker betød, at der gik meget tid og mange ressourcer på at sende papirfakturaer frem og tilbage mellem afdelingerne.
”Vi vidste, det kunne blive svært at få implementeret så stor en omvæltning i så mange afdelinger – så dér havde vi lidt bange anelser. Men da vores garvede økonomichef i Tyskland blev præsenteret for programmet, kunne han med det samme lide, hvad han så. Så med ham i spidsen blev det udrullet lynhurtigt og uden nævneværdige problemer, fortæller Christian Kirkegaard Madsen.
Genan oplever nu fordelene ved at have digitaliseret deres fakturahåndtering til Nova og har faktisk oplevet en større sikkerhed, da de nu kan have to parter til at kontrollere alle fakturaer og undgå kostbare fejl.
Tilfredsheden er så stor, at Christian Kirkegaard Madsen kan berette, at næste etape i deres brug af Nova er i gang.
”Vores næste skridt er, at vi også får adgang til Nova via mobil og tablets, så man kan godkende fakturaer uanset hvor man er henne. Det er en feature, som har været efterspurgt, så den får vi med i løsningen nu. Næste skridt er også, at vi får Nova rullet ud på vores amerikanske selskab, hvor vi forventer den samme effektivisering af hele workflowet.”
Samarbejdet er også fra Canons side set meget succesfuldt.
”Vi er enormt glade for at have Genan som kunde – blandt andet fordi det er en innovativ, internationalt orienteret virksomhed, der kan se fordelen ved at effektivisere og digitalisere arbejdsprocesser for at være konkurrencedygtige. Det er et område, hvor vi i Canon kan være med til at gøre en positiv forskel, forklarer salgskonsulent hos Canon Peter Holst.
DET ARBEJDE, JEG LAVER NU, HAR HELT KLART EN HØJERE KVALITET FRA ET CONTROLLING-MÆSSIGT SYNSPUNKT. FØR GIK DER MEGET TID MED AT ARKIVERE OG FINDE DE FYSISKE FAKTUARER, MENS JEG NU KAN BRUGE MERE TID PÅ AT SIKRE KORREKT KONTERING MV.