Automatiseringssoftware til dokumenthåndtering
Automatisér dokumentprocesser for at fremskynde workflows og styre omkostningerne.
Praktiske råd om, hvordan RPA og automatisering kan øge effektiviteten i jeres virksomhed
Ineffektivitet står år efter år øverst på dagsorden ved bestyrelsesmøderne. Alligevel er det stadig et almindeligt og ofte indgroet problem. Selvom det ville være nemmere at pege på en bestemt afdeling eller et bestemt projekt, der var ansvarligt, er det et faktum, at det ofte er små, daglige flaskehalse og ineffektiviteter, der bliver til et stort problem. 15 % af de ansatte indrømmer, at de printer og udfylder papirformularer blot for at kopiere dem tilbage til et digitalt format[1], og 55 % af ledere bruger hele otte timer om ugen på manuelle, gentagne opgaver [2].
Med teknologi, der tilbyder nye måder at reducere tidligere manuelle opgaver på, er håndtering af ineffektivitet på sin vis blevet en udfordring for IT-afdelinger. Dette giver IT muligheden for at fremvise deres værdi for interne stakeholders ved at levere nye strategier og løsninger, der kan reducere omkostningerne og fremme mere effektive arbejdsmetoder.
Især for store virksomheder kan ineffektivitet være endemisk. Teams og workflows har udviklet sig organisk over lange perioder, hvilket ofte skaber uoverensstemmelser mellem, hvordan funktioner fungerer. Til gengæld kan arbejdstagerne være tilbageholdende med at opgive etablerede arbejdsformer og være stærkt afhængige af ældre infrastrukturer. Selvom disse vaner kan fungere fra dag til dag, er de ikke den bedste praksis, og de vil i sidste ende påvirke konkurrenceevnen og innovationen.
HR-afdelingen er et eksempel på, hvor administrationstiden typisk er tung. Processen med at sikre kandidater og organisere samtaler omfatter f.eks. masser af organisatorisk tid frem og tilbage via e-mail med dokumenter, der udveksles, printes, udfyldes, scannes og sendes, og endnu mere tid med at indtaste nye medarbejderoplysninger i IT-systemer. Størstedelen af virksomhederne (63 %) rapporterer, at mindre end 50 % af deres HR-processer er automatiserede[3] – hvilket betyder, at det meste stadig foregår i hånden. For HR- og økonomiafdelingen, der til syvende og sidst er omkostningscentre for virksomheden, er det endnu vigtigere at demonstrere værdi for virksomheden ved at reducere unødvendige omkostninger.
HR-afdelinger, og virksomheder i bredere forstand, kan løse dette problem med hjælp fra IT. Med den rette information management-teknologi til rådighed spiller IT-afdelingen en central rolle i at støtte virksomheden med at reducere omkostninger og fremme ROI.
Find ud af, hvordan I kan administrere jeres data bedre og optimere dokumentindsamling og -behandling
En af de vigtigste måder at realisere driftsforbedringer på er at udnytte information management-teknologien, herunder gennem automatisering af workflowet og RPA (Robotic Process Automation). HR- og økonomiafdelingen er et primært mål for disse typer teknologier. Automatiseret kreditorbogholderi (Accounts Payable) er en almindelig strategi, som virksomheder benytter for at strømline og automatisere kreditorprocesser, f.eks. fakturering, hvor manuelle opgaver fjernes, og hvor der skabes bedre synlighed og kontrol over vigtige økonomiske data.
Disse teknologier har skabt fordele. Ifølge Hackett-Gruppen laver optimerede økonomiafdelinger f.eks. 60 % færre faktureringsfejl ved at reducere antallet af fejltagelser på grund af manuel indblanding[4]. Rapporten understreger, at forskellen mellem en typisk finansorganisation og en performer i verdensklasse er, hvordan de bruger deres IT-budgetter. Selvom rapporten konkluderer, at de bruger lignende beløb på teknologi, investerer de førende økonomiafdelinger i at modernisere eksisterende programmer og erhverve nye digitale løsninger.
Forandring kan være skræmmende, især for medarbejdere, der ikke bryder sig om forandring. Det er dog vigtigt at understrege, at ny teknologi har mærkbare fordele i forhold til deres daglige rolle, herunder at medarbejderne kan fokusere på mere værdiskabende aktiviteter, f.eks. at identificere nye muligheder, tiltrække nye, dygtige medarbejdere og udvikle mere intelligente strategier til at fremme vækst.
Hvor skal man begynde? Det første skridt på rejsen er at identificere, hvor ineffektivitet forekommer. En nøje evaluering af de aktuelle workflows giver IT-afdelinger mulighed for at få øje på problempunkter. Hvordan flyder dokumenter gennem virksomheden? Hvor bruger medarbejderne tid på struktureret papirarbejde, som nemt kan sættes i skabelon eller udfyldes automatisk af et digitalt system?
Hvor går information tabt eller bliver det vanskeligt at spore? På tidspunkter, hvor der foretages kontrol af datasikkerhed og compliance, har det aldrig været vigtigere at have et stærkt greb om, hvordan information behandles i organisationen. Her vil automatisering også give fordele. Mens det ikke er muligt at spore, hvor medarbejderne efterlader fysiske kopier af CV'er på kontoret, sikrer digitale og automatiserede workflows, at et følsomt dokument – som f.eks. et CV – spores gennem hele dets levetid. Systemer kan give information om, hvem der har åbnet dokumentet, hvem det er sendt til, og hvor det findes i arkivsystemer.
Evaluér først. Opret derefter en handlingsplan, der først retter sig mod de transformationer, som giver et kortsigtet investeringsafkast. Selv om det kan føles som at bestige et bjerg, har automatisering af administrationstunge processer potentialet til at skabe værdi – hurtigt.
Automatisér dokumentprocesser for at fremskynde workflows og styre omkostningerne.
For hurtige og smidige content management-workflows og -processer.
Information er vores digitale verdens valuta. Opdag, hvordan I kan udnytte dens potentiale i jeres virksomhed
Sådan skaber effektiv håndtering af data digital succes
En fleksibel, automatiseret platform bidrager til en god kundeoplevelse
Caroline Sefass, der er CIO hos Canon, giver sit bud på fremtiden for IT