BUSINESS BYTES

Derfor bør du prioritere processer

  • Slået op for 3 år siden
  • 2 min. læsning

Hvor ofte bliver du først forlegen, og kommer dernæst i tvivl, når du bliver bedt om at finde et dokument? Er du nogensinde blevet forsinket i at færdiggøre et projekt, fordi du ikke kunne finde en bestemt mappe?


Vi har alle prøvet det. Det er et ganske almindeligt problem i dagens kontorlandskaber, hvor medarbejdere arbejder med de samme filer. Eftersom næsten trefjerdedel af medarbejderne siger, at deres organisationer har centrale systemer til lagring af filer, er det helt klart ikke manglen på infrastruktur, som forårsager dette problem.


Det er, fordi 41 procent af medarbejderne stadigvæk gemmer deres dokumenter på en personlig enhed. Folk har tendens til at finde en proces, som passer dem bedst – men det er ikke altid den proces, som er bedst for hele virksomheden. Ofte er de helt enkelt heller ikke klar over konsekvenserne af deres dåd.


Det betyder ikke, at der ikke findes nogen løsninger. For at få bugt med denne udfordring skal IT-chefer indføre standardiserede processer. Selvom det lyder meget kedeligt, bør de prioritere dette, idet halvdelen af organisationerne endnu mangler ensartede og tydelige processer.


Det kan godt være en rigtig god idé at indføre systemer, men hvis medarbejderne ikke kender til dem eller ikke får vejledning i at bruge dem, vil de vise sig at være helt overflødige. Dette vil desuden medføre, at medarbejderne mister tilliden til deres organisations evne til at lagre og finde dokumenter, og virksomheden vil opfattes som uorganiseret og ineffektiv. Det er også delvis grunden til, at de benytter deres egne enheder.


Det er ikke blot medarbejderne, som vil rammes af denne mangel. Det har også en direkte indflydelse på rentabiliteten og produktiviteten. For tiden bruger vi gennemsnitligt 25 minutter om dagen på at finde dokumenter, som er gemt alle vegne. Dette er foruroligende, hvis du tænker på, hvad den tid svarer til i rede penge.


I sidste ende skal IT-chefer træde frem for at genvinde medarbejderens tillid. Der er et tydeligt behov for, at de påtager sig ansvaret til at udvikle og implementere protokoller til hele virksomheden, som kan være med til at forbedre produktiviteten og i sidste ende få tilliden til virksomhedens systemer tilbage. Så snart disse processer er blevet oprettet, vil du være overrasket over, hvad man kan opnå med de ekstra 25 minutter.