BUSINESS BYTES

Gør op med flaskehalsproblemer for information

  • Slået op for 3 år siden
  • 3 min. læsning

Flaskehalse De kan forekomme for alle forretningsprocesser, men kontroversielt nok siger de nogle gange mere om IT-afdelingen, end de gør om det team, der får skylden for at holde virksomheden tilbage.

Hvordan kan det være? I de fleste tilfælde kræver en forretningsproces, at data tilføjes og samspilles mange forskellige steder fordelt over forskellige teams. Se f.eks. på skemaer eller anmodninger om tiltag, når de baner sig vej gennem din virksomheds IT-system. Der er forskellige felter i den digitaliserede dokumentation, der skal udfyldes af forskellige afdelinger. Næsten alt angående f.eks. en medarbejder kræver data fra personaleafdelingens system. Og en kundeanmodning kan tit kræve en kombination af information fra marketing-, salgs- og økonomiafdelingen samt virksomhedens CRM-værktøjer.

Som tilfældet er med alle andre kæder, kan bare ét svagt led forsinke hele processen, og teamet bag processen er måske ikke klar over de problemer, det forvolder længere fremme i forløbet. Når IT-afdelingen bliver opmærksom på et flaskehalsproblem, lyder det typiske råd derfor, at man skal bede folk fra den funktion, hvor systemet går trægt, om at forklare, hvad det er, der går galt. Men hvis det sådan, som det tit er, og problemet skyldes en ringe datastrøm fra et andet sted i organisationen, kan de højst sandsynligt ikke hjælpe.

Men det gode er, at IT-afdelingen kan hjælpe med at løse op for flaskehalsene. De har til opgave at have overblikket og forstå virksomhedens processer – eller i det mindste at have en, der har til opgave at kunne kortlægge forviklingerne bag de forskellige processer.

Hvordan finder man dem?

Man kan let forestille sig, at det, når man finder en flaskehals i et organisation, blot handler om at sende nogle testanmodninger og så se, hvor de "sidder fast" i systemet. Desværre gør kompleksiteten ved de opgaver, der fremstår som rutinemæssige, men som faktisk er yderst vigtige, det svært at sætte fingeren på, hvor problemet er, medmindre man starter med grundig og dybdegående viden eller kører forskellige datasæt for at se en komplet proces. Så er der det meget nærliggende problem med, at meget af forretningsprocessen kræver manuel håndtering og datainput, hvilket kan gøre det endnu mere vanskeligt at identificere og udbedre et flaskehalsproblem.

Mange organisationer vælger måske at hyre konsulenter, der kan hjælpe IT-chefen med at kortlægge og administrere komplekse, indbyrdes forbundne datastrømme, så IT-funktionen kan komme på forkant med processerne. Det er ikke kun en teknisk øvelse, selvom det er vigtigt at forstå komplekse systemer. Det handler også om at spørge medarbejderne med ansvar for de forskellige funktioner, om de forstår, hvordan de fungerer, og hvor de føler, der kan ske forbedringer. Friske øjne kan være en fordel, når man hjælper med at strømline processer og fastslå, hvor systemet måske går trægt, og hvor man eventuelt kan komme med nye redskaber for at kontrollere og administrere alle forretningsprocesserne.

Hvordan udbedrer man dem?

Det vigtige første skridt handler om at finde en måde at prioritere vigtigt arbejde på for at undgå flaskehalse, så en virksomhed kan komme videre fra interne gnidninger til at give kunden den bedste betjening. En faktura, der ikke forfalder før om en måned er f.eks. langt mindre vigtig end dokumentationen, der skal sikre et realkreditråd for en person, der er tæt på at skulle flytte. Når organisationerne ved, hvordan man prioriterer dokumenter og processer, kan de opleve, at man undgår flaskehalse, da ikke alle opgaver tildeles samme prioritet, og derved undgår man det, der i IT-sammenhæng svarer til en trafikprop, hvor alting bare sidder fast.

Men i sidste ende er det et område, hvor IT-chefer og deres medarbejdere virkelig kan gøre sig gældende og være med til at løse et behov for organisationen ved simpelthen at yde en bedre service. I stedet for at lade det være op til den enkelte "ejer" af hvert datasæt at løse problemer, de måske ikke er klar over, de forårsager, skal IT-afdelingen påtage sig ansvaret. De skal tage føringen med, hvordan datastrømmene i organisationen forløber, og sikre, at der sidder nogen med det overordnede overblik, således at de kan sætte fingeren på, hvor problemet eventuelt findes.

At få løst flaskehalsene af information bør være en prioritetsopgave for IT-chefer i virksomheder, der vil opnå en konkurrencemæssig fordel ved at tilbyde hurtigere tjenester end konkurrenterne, ved at opfylde ordrer en dag hurtigere end den nærmeste konkurrent eller ved simpelthen at sikre, at deres konti er opdaterede og ikke giver problemer blandt medarbejderne, entreprenørerne og leverandørerne. Og det første skridt på vejen for at opnå netop det, er at tage ansvaret frem for at bebrejde andre teams.