BUSINESS BYTES

Tre er det magiske tal

  • Slået op for 3 år siden
  • 2 min. læsning

Ubegrænset effektivitet. Det er noget, som uvægerligt efterspørges på direktionsgangen, men det kan ikke altid leveres fra den ene dag til den anden. Det er også kilden til både ambition og bekymring hos mange af nutidens kontormedarbejdere. Alt skal produceres hurtigere til lavere omkostninger. Og det stigende pres kan mærkes i IT-afdelingerne, eftersom de bliver spurgt om at hjælpe medarbejderne med at opnå disse (til tider uopnåelige) mål.


En forbedring af produktiviteten har altid stået højt på dagsordenen, men nu skal det prioriteres endnu mere, eftersom organisationer kæmper med stadigt stigende mængder af information, som gør arbejdet langsommere i deres virksomhed. Det kan lyde som en stor overraskelse, men medarbejdere bruger i dag i gennemsnit 25 minutter om dagen på at finde arkiverede dokumenter! Gang dette med antallet af medarbejdere i din organisation og med antallet af dage på ugen, og du vil tydeligt se, hvor meget tid der går til spilde – hver eneste uge... Hvad kan du så gøre ved det?


Behændighed, tydelig kommunikation og at stille de rigtige værktøjer samt den rigtige infrastruktur til rådighed for medarbejdere nævnes ofte  blandt IT-chefer som vigtige faktorer til at opnå større produktivitet på kontoret. Men har du nogensinde ledt efter tips til produktiviteten i din virksomhed på Google? Der findes et utal af lister, som virker til at være den eneste rigtige løsning. "Fem tips til at øge produktiviteten på dit kontor", "Otte teknologi-tips til at hjælpe din virksomheds produktivitet" og "Fire tips til produktivitet, som vil hjælpe enhver mindre virksomhed"... Det virker som om, at du blot skal nævne et tal!


Vores tal er meget håndterbart: TRE. Medarbejdere i hele Europa fortæller os, at produktiviteten nemt kunne forbedres ved blot at rette opmærksomhed mod tre enkle forhold: centrale lagringssystemer, standardiserede processer og træning.


At have den rigtige infrastruktur bør blot være udgangspunktet, men det er noget, som IT-afdelinger ofte kører fast i. Det er vigtigt for IT-cheferne at huske I'et i IT og koncentrere sig om håndteringen af Information.


Hvorfor? Fordi halvdelen af kontormedarbejderne ser deres arbejdsplads som ikke-produktiv, fordi information ikke bliver delt på en effektiv måde. Dette fører til unødigt dobbeltarbejde, og det er et massivt og unødvendigt spild af organisationens ressourcer og budgetter. Spild, som enkelt kan undgås, hvis man blot iværksætter standardiserede processer. Det handler om at være enige om, om dokumenter skal lagres i papirformat eller digitalt, eller at sørge for at bruge konsekvent filnavngivning – procedurerne er nok forskellige fra organisation til organisation.


Det er dog ikke nok at have standardiserede processer på plads – IT-chefer skal også sikre, at processerne følges. Løbende træning er nøglen til at hjælpe medarbejderne til at mestre disse metoder og stoppe med at spilde tid. Der er faktisk nogle, som mener, at løbende træning skal sættes højest på dagsordenen, hvis man skal forbedre produktiviteten på kontoret, eftersom de indser, at jo mere træning de får i de forskellige teknologier, desto mere de får ud af det, og desto bedre et job de kan levere.


Det er nemt at forbedre produktiviteten ved at introducere teknologi, som muliggør bedre kommunikation og en strømlinet workflow.  Men der findes altid plads til forbedring. Med gennemsnitligt 25 minutter om dagen... Og vores tre tips hjælper dig godt på vej.