BUSINESS BYTES

Papirbunkerne – og hvorfor de skal væk

  • Slået op for 2 år siden
  • 2 min. læsning

Selvom du gør dit bedste, bliver din administrative huskeliste bare ikke kortere, og det er du ikke ene om at opleve. De sidste nye undersøgelser, som ICM har udført for Canon Europe, tyder på, at papirarbejde og bureaukrati er de mest tidskrævende opgaver for indehavere af små og mellemstore virksomheder.

Hver femte virksomhedsindehaver bruger det meste af sin tid på administrative opgaver. Desuden mener 31 procent af SMV- og SoHo-indehavere i Europa, at papirarbejde og administration er vigtigeudfordringer for deres forretning.

Mere end en tredjedel af SMV-indehaverne ville gerne bruge mere tid på at udvikle deres virksomhed, og da en femtedel af beslutningstagerne faktisk bruger det meste af deres tid på administration, kommer dette næppe som en overraskelse.

Det kan være svært at opnå produktivitet, når midlerne er begrænsede, og når arbejdsstyrken er lille, og det kan føre til, at virksomhedsejere hele tiden kæmper mod en uendelig mængde papirarbejde.

Selvom det står langt nede på listen over prioriteter, bør virksomhedsadministration gribes an ud fra en beslutningsproces med fire punkter:

1. Stop op og anerkend problemerne og svaghederne
2. Undersøg og evaluér alternative løsninger
3. Køb og implementér passende løsninger
4. Evaluér succes, og se på yderligere udfordringer

Det er vigtigt, at alle virksomheder identificerer sine svagheder og vælger den bedste informationshåndteringsløsning.

Svaret for SMV-/SoHo-indehaveres administrative udfordringer kunne meget vel tænkes at dreje sig om udlicitering. Franske virksomhedsindehavere er mest tilbøjelige (med 35 %) til at udlicitere IT-funktionerne, og dermed føler to tredjedele, at de bruger omtrent den rette tidsmængde på IT.

En anden løsning for SoHo'er og selvstændig erhvervsdrivende, der foretrækker at administrere deres virksomhed på egen hånd, er at implementere en effektiv informationshåndteringsproces. Det kan hjælpe indehaverne med at digitalisere og lagre dokumenter og data fra forskellige kanaler, selvom de er på farten.

Alt for ofte sker det, at overskydende administrative opgaver og papirarbejde stjæler tid og ressourcer fra de opgaver, der sikrer indtjeningen, og det hæmmer dermed produktiviteten.

Forbedrer man informationsstrømmen, giver det virksomhedsindehaverne og deres medarbejdere mulighed for at fokusere på de to vigtigste aspekter af deres organisation: kundeservice og virksomhedens vækst. Når alt kommer til alt, så er en glad kunde en loyal kunde..