BUSINESS BYTES

At sætte CFO'en i førersædet

  • Slået op for 3 år siden
  • 3 min. læsning

Eksklusivitet og individualisme er nøglebegreber for alle, der sælger forbrugerprodukter i dag – uanset om det er tøj eller iPhones, har kunderne aldrig før haft så storevalgmuligheder. Dette, sammen med stadig kortere produktcyklusser, giver fabrikanter store hovedbrud. De skal sikre, at nye produkter udvikles, testes og leveres inden for en kort tidsramme, og have styr på alt det fornødne tilhørende materiale – som for eksempel dokumentation, trænings- og marketingmateriale.

Passende nok har er CFO’en især fokus på at håndtere virksomhedens finanser. Det betyder dog alt for ofte, at driften overses. Mens den daglige ledelse bedst overlades til COO'er og afdelingschefer, kan CFO’en ikke tillade sig at holde sig helt i baggrunden. Ikke alene driftsudfordringer er ekstremt vigtige for økonomistyringen, men CFO’en sidder i en perfekt position til at hjælpe med at maksimere omsætningen og minimere omkostningerne

Et godt eksempel fra produktionsbranchen er udfordringen med produktinformation – fra produkternes tekniske dokumentation til brugervejledninger. 

Kortere produktcyklusser som nævnt ovenfor og den hastige udbredelse af individuelt tilpassede produkter  giver udfordringer med de dokumenter, som skal understøtte de fleste produkter. Hvad enten det er en enkel startvejledning eller omfattende uddannelsesmateriale for en ny softwareløsning, så er al data, som følger med hver variant af et nyt produkt, både dyr og økonomisk vigtig. Hvis man ikke kanfremstille dokumentation til tiden, kan det betydeat leveringstider ikke overholdes, hvilket til gengæld kan have en afgørende effekt på likviditeten og medføre et tab af fremtidige forventede indtægter. 

En effektiv CFO kan sikre den afgørende forskel mellem succes og fiasko her ved at håndhæve informationshåndteringsprocesser, som opfylder alle krav, så man sikrer, at disse perifere områder ikke alene huskes, men også bidrager positivt til organisationens overordnede økonomiske status. Informations- og dokumenthåndtering står trods alt for 15 % af en virksomheds samlede udgifter, så omkostningshåndtering er helt klart et område, som skal prioriteres. 

En teknik, som mange fabrikanter bruger til at håndtere omkostninger, er "Just-In-Time"-metoden. I mange organisationer er denne teknik dog ikke blevet implementeret i produktinformationsprocesserne. I stedet for at opbygge lagre af brugervejledninger eller fremstille vejledninger på flere sprog til små markeder, kan man nøjes med at distribuere skræddersyet information i fornødent omfang til slutbrugere og SCM-afdelingen. Dette vil gøre det muligt at spare på papir, print, oversættelse, lagerplads og forsendelse.

En anden mulighed for at holdeomkostninger under kontrol er at give medarbejderne skræddersyet og opdateret produktinformation. Undersøgelser viser, at dette kan reducere antallet af spørgsmål fra serviceteknikere til ledere med over 90 %. Det virker kun logisk, at hvis man giver præcis information til de rigtige mennesker, så reduceres ineffektiviteten. Endnu et eksempel: Hvis man har træningsmateriale klart inden produktlanceringen, kan salgs- og servicepersonale være forberedt på at svare på spørgsmål allerede fra lanceringsdatoen, hvilket maksimerer virksomhedens konkurrencefordel. 

Ud over at finde frem til muligheder for omkostningshåndtering inden for dette område, findes der også en mulighed for at generere omsætning. I brancher, hvor der findes et eftermarked for information – for eksempel genbrugte jetmotorer – er erstatningsmanualer i høj kurs.  En CFO, der er bevidst om disse perifere muligheder, som kan skabe ekstra indtægter, kan sikre, at disse bliver udnyttet, og at ubenyttede ressourcer – som produktinformation – genererer overskud.

Umiddelbart ligner disse udfordringer mere en COO's arbejde snarere end en CFO’s. Men implementeringen af denne type politikker kræver investering. En engageret CFO kan samarbejde med de relevante afdelinger for at finde ud af, hvor investeringen kan betale sig, og handle derefter. 

Mere overordnet bør CFO’er dog anerkende, at deres stilling inden for organisationen – lidt på sidelinjen uden direkte involvering i hverdagsudfordringer med driften, men med et godt øje for bundlinjen – giver dem det perfekte "outsider"-perspektiv til at identificere både ineffektivitet og muligheder.

Se hvordan du kan skabe mere værdi på bundlinjen