BUSINESS BYTES

En strategi for succes – og processen bag

  • Slået op for 2 år siden
  • 2 min. læsning

Alle teams i en organisation, uanset størrelse, spiller en rolle for virksomhedens generelle tilstand og succes. Det forventes i stigende grad af vore dages topledere, at de samarbejder med og på tværs af vidt forskellige teams, og at de indsamler relevante data fra alle virksomhedsafdelinger for dermed at kunne træffe velinformerede beslutninger om ressourceallokering, budgetter og investeringer. Det betyder, at det er afgørende for arbejdet, at man registrerer de rette informationer i det rette format på rette tid.

Mange organisationer lider under at skulle jagte dokumentation, hvilket som bekendt medfører, at beslutningsprocessen simpelthen går for langsomt. Med dagens stadigt mere konkurrenceprægede miljø kan virksomhederne utvivlsomt vinde en konkurrencemæssig fordel og overhale konkurrenterne, hvis de har en hurtigere beslutningsproces. Forsinkelser kan være et væsentligt problem for virksomhederne og hæmme produktivitet og dræne medarbejdernes motivation.

Men hvad er årsagen bag forsinkelserne? Dårlig dataforvaltning er ét af problemerne. I mange tilfælde hvor der er behov for hurtige oplysninger, kan medarbejderne fokusere unødigt på processen med at hente dem. En papirfaktura, der leveres til regnskabsafdelingen, startede f.eks. måske som en elektronisk ordre (der registreres som en e-registrering i regnskabssystemet) og omfatter en underskrevet papirkontrakt (der er arkiveret i den juridiske afdeling). Det er tre dokumenter, der findes i forskellige formater, og gemmes forskellige steder. Hvis der var et problem med ordren, eller hvis kunden havde et spørgsmål, kunne det tage flere dage at løse, da medarbejderne først var nødt til at søge efter en række dokumenter, der befandt sig i forskellige afdelinger.

Men i den ideelle verden ville medarbejderne ikke være nødt til at bruge flere timer på at lede efter oplysningerne, som især var vigtige, hvis de skulle bruges til at løse et potentielt problem eller som svar på en forespørgsel. Fokus ville ikke være rettet mod at finde data, men på at anvende dem.

For afdelingsledere er nøglen til at kunne træffe hurtige, nøjagtige, strategiske beslutninger, at de er i stand til at registrere og organisere alle relaterede oplysninger i elektroniske dokumenter, der er lette at finde frem til. Løsninger som dokumentbehandling kan danne bro mellem afdelingerne, når man scanner dokumenterne i ét sikkert, centralt elektronisk lager, der holdes opdateret og ajour på tværs af en række forretningsfunktioner. Dokumentbehandling betyder også, at dokumenterne kan indekseres efter alle koncepter, der giver mening i virksomheden, så brugerne dermed kan søge og hente dokumenter ud fra forskellige kriterier. Teknologi som f.eks. tegngenkendelse og tagging af metadata er ligeledes vigtige for at kunne klassificere aktiverne korrekt, således at man kan søge og identificere dem stort set omgående.

Alt dette gør ikke alene medarbejderne mere produktive, men sikrer desuden, at det kun er ét skridt i dokumentindsamlingsprocessen frem for at være selve processen.

I takt med at vi er mere og mere afhængige af data, bliver det samtidig mere vigtigt, at dataene er nøjagtige, og at man effektiv informationshåndtering på tværs af afdelingerne. Et solidt dokumenthåndterings- og indsamlingssystem kan ikke blot forbedre arbejdsgangen, men kan også lette beslutningskraften hos dem, der leder processen, og det er afgørende, når man vil øge sin indflydelse hos bestyrelsen. Således skal denne form for løsning ses både som et redskab, der gavner effektiviteten, og som et vigtigt strategisk redskab.