Accelerate, St. James’ Hospital improves health information management using Canon document solutions

St. James's Hospital: Øget produktivitet og bedre patientoplevelser

Udfordringen

Et af de største universitetshospitaler i Europa, St James's Hospital, beskæftiger mere end 3.500 medarbejdere og 110 speciallæger på tværs af 11 kliniske direktorater og 10 afdelinger. Det huser den travleste akutafdeling i Dublin, som i 2010 alene modtog 45.230 patientbesøg.

I 1998 blev St James's en af de første brugere af Electronic Document Management (EDM). Efter rådgivning fra Canon indførte hospitalet et arkiverings- og hentningssystem på sine akut- og socialarbejdeafdelinger for at organisere og strømline den store mængde papirarbejde, der bliver genereret.

Dokumenthåndtering havde tidligere været en besværlig proces, som IT Operations Manager Marie Sinnott forklarer: "Patienter fik et fysisk kort med deres oplysninger på. Dette blev videregivet til lægen og derefter givet tilbage. Kortene blev derefter opbevaret i skabe. Dette øgede sandsynligheden for fejl, som at en journal blev væk, hvilket ville føre til øget ventetid, konsultations- og behandlingstid."

I 2004 begyndte St James's at udvide sin EDM-portefølje ved at indføre to SAP ERP-moduler til transaktionsbehandling og virksomhedsledelse. Men som Pat Bailey, SAP System Support-medarbejder på hospitalet, siger: "Vi indså, at selvom SAP-moduler fungerede perfekt for finans- og HR-afdelingerne, var der plads til forbedringer i forhold til lagring, indeksering og hentning af filer."

Accelerate, St. James’ Hospital improves patient experience using Canon document management solutions

Canons løsning

Efter en omfattende markedsundersøgelse valgte hospitalet Canons dokumenthåndteringsløsning: "Det virkede som en naturlig udvikling, når man tænker på, hvor godt det fungerede andre steder på hospitalet." Men Bailey erindrer, at han havde en teknisk bekymring: "Løsningen så ud til at være god, men kunne den integreres med SAP-modulerne? Svaret var: "Ja, nemt."

"Hentningsprocessen plejede at tage alt fra 5 minutter til en time. Nu tager det blot få sekunder."

Fordele

På akutafdelingen var fordelene øjeblikkelige: "Med den nye Canon-løsning bliver patientens journal kun udfyldt og scannet én gang. Lægen kan derefter finde og tilgå den digitalt med et klik på en knap. Hentningsprocessen plejede at tage alt fra 5 minutter til en time, afhængigt af hvor den blev opbevaret. Nu tager det blot få sekunder."

Men Sinnott blev snart klar over, at denne teknologi var i stand til langt mere end blot arkivering, hurtig søgning og hentning af filer: "Løsningens lagerkapacitet er endeløs. Og endnu vigtigere så er løsningen alsidig. Vi indså, at vi også kunne bruge den i vores afdeling for klinisk fotografering. Faktisk begyndte vi at indse, at den havde potentiale til at blive til gavn for alle afdelingers drift."

De næste afdelinger, der fik nytte af løsningen var finans og HR: "Den giver os mulighed for at opbevare vigtige, fortrolige filer på ét sted. En avanceret administrativ tilstand sikrer, at adgang kun gives til relevante personer. Det er et enkelt, effektivt og sikkert digitalt arkiveringssystem, som gør det muligt for medarbejdere i HR og finans at handle hurtigt. Hvis der er et problem, kan autoriseret personale i stedet for at skulle bruge op til en time på at søge i arkivskabe nu bruge det unikke taggingsystem, til at identificere problemet og udbedre det på under et minut."

"Det hele resulterer i en mere fokuseret og professionel service."

Accelerate, St. James’ Hospital boosts productivity using document management software from Canon

Andre afdelinger, der har nydt godt af Canons løsning til håndtering af sundhedsinformation omfatter afdelingen for klinisk fotografering, hvor digitale billeder (taget med Canon EOS 1Ds Mark III), som Sinnott forklarer "nu gemmes direkte i patientens journal og opbevares forsvarligt for at undgå tab eller uautoriseret adgang. Billedlogføring gør det muligt for speciallæger at overvåge tilbagevendende problemer, såsom en hudsygdom, mere effektivt".

For både Sinnott og Bailey er fordelene ved Canons løsning ikke blot det papirløse kontor, den har også radikalt forbedret oplevelsen for slutbrugerne, nemlig patienterne. "Patientjournaler kan tilgås centralt, hvilket giver den behandlende læge adgang til at se tidligere kliniske oplysninger og derved fremskynde patientens behandling... Det hele resulterer i en mere fokuseret og professionel service."

For Bailey er den største anerkendelse af Canons løsning tilbagemeldingerne fra hospitalspersonalet: "De afdelinger, der allerede har implementeret løsningen, er ved at undersøge mulighederne for at maksimere deres potentiale. De afdelinger, der ikke har endnu, er ivrige efter at komme med." Sinnott konkluderer: "Resultaterne har vist, at det er en nem og nyttig overgang for enhver afdeling."

Få mere at vide

Kontakt os

Find ud af, hvordan vi også kan hjælpe jeres virksomhed med at accelerere

Få mere at vide