Økonomi og Erhvervsministeriets rationelle printstrategi fra Canon

For Økonomi- og Erhvervsministeriet var det et krav, at deres nye printløsning umuliggjorde uautoriseret adgang til fortrolige dokumenter. Dette løste Canon med et system, hvor et print først udskrives, når brugeren står ved printeren.

 Økonomi- og Erhvervsministeriet blev til ved en sammenlægning af Økonomiministeriet og Erhvervsministeriet, og Bendt Bendtsen blev udnævnt til Danmarks første økonomi- og erhvervsminister den 27. november 2001.

Ministeriet er opdelt i departementet med 200 medarbejdere, samt 15 styrelser og institutioner med i alt 2.500 medarbejdere på hele ministerområdet. Allerede under den forrige regering blev Bent R. Jensen ansat som koncernindkøbschef med ansvar for at skabe en sammenhængende og optimeret indkøbsmæssig struktur for hele ministerområdet. I samarbejde med IT-afdelingen opstillede indkøbsafdelingen krav og ønsker til et printoptimeringsprojekt for Økonomi- og Erhvervsministeriets departement.

Gennem en omfattende analyse af departementets dokumentflow fandt man frem til den fremtidige struktur for print, kopi, fax og scanning. – Det hele startede med at vi blev enige om at lave en status for vores printere, og meget hurtigt fandt vi ud af, at multifunktionsmaskiner er væsentligt billigere i drift. Til gengæld skal de være særdeles stabile, da man samler flere funktioner i én enhed. Jeg synes vi har fået et rigtig godt system, som alle brugerne er glade for. At vi også realøkonomisk, og ikke mindst energimæssigt sparer en masse penge, gør det kun endnu bedre, siger IT-chef Martin Niels Pedersen.

Nu skal styrelserne med

I første omgang kørtes en test to forskellige steder i ministeriet: Dels i servicecentret, dels i juridisk afdeling med 35 medarbejdere, og resultaterne herfra var så positive, at testperioden blev afkortet fra tre til halvanden måned – hvorefter systemet blev implementeret i fuld skala i hele departementet.
Inden for nærmeste fremtid er det tanken, at samtlige 10 styrelser i Økonomi- og Erhvervsministeriet skal have samme løsning implementeret.

Hurtig og smertefri implementering

Implementering af løsningen i hele departementet
tog blot 4 uger. – Canon har udviklet et e-learningssystem, som betyder, at det ikke har været nødvendigt at uddanne brugerne i den nye hardware. Systemet ligger på PC-skrivebordet hos samtlige brugere, og det tager blot 5 minutter at gennemgå ved selvstudie. Siden har vi ikke gjort noget som helst med hensyn til brugerundervisning. Systemet lever til fulde op til vore forventninger, og brugerne er meget, meget glade for det. Vi har 200 kolleger, som dagligt anvender systemet. Der har ikke på noget tidspunkt været andet end tilfredshed med systemet, siger afdelingsleder Jan Svenningsen.

Integreret system

Løsningen hos Økonomi & Erhvervsministeriet er et integreret system, der består af en Printing Accounting Server udbygget med en Follow-me print løsning. Derudover er der installeret 21 centralt placerede multifunktionelle iR-maskiner fra Canon.