Når printjobbet skulle have været færdigt igår

For Landbrugsraadets in-house trykkeri har opgaverne stille og roligt ændret karakter op gennem de seneste 5-10 år. I dag er 80 % af trykopgaverne hastejobs, og afgørende er at kunne udføre endog meget store trykopgaver med kort varsel, i høj kvalitet og på kort tid.

Landbrugsraadet er en privat interesseorganisation, som varetager fælles opgaver og erhvervsmæssige interesser for landmænd, og medlemmerne tæller jordbrugssektorens organisationer og andelsejede selskaber – i alt 34 organisationer og selskaber.
Trykkeriets hovedopgave er produktion af en lang række politiske publikationer samt kursusmaterialer.

Da de eksisterende maskiner (en DocuTech 135 og en 5800) stod overfor en udskiftning, var det helt naturligt for produktionskoordinator Erik Selmer Larsen hos Landbrugsraadet at tage kontakt til Canon. Blandt hans krav var, at den ene maskine skulle erstattes af to identiske, således at han enten kunne afvikle to forskellige printjobs samtidig, eller lade de to maskiner deles om én stor fælles trykopgave. Men
også efterbehandlingsudstyret var vigtigt, idet Landbrugsraadets trykkeri i stigende omfang producerer bøger og hæfter, som skal trimmes og hæftes. En opgavetype man hidtil havde sendt ud i byen.

Løsningen blev et load-balancing system bestående af en server med to 105 siders multifunktionsmaskiner tilknyttet samt et redigeringssoftware, der kan ændre og redigere i det færdige materiale før trykning. Et færdigt materiale som trykkeriets kunder leverer i mange forskellige filformater, inklusive færdigtrykt materiale, der først skal scannes. Med i løsningen indgår en IT-aftale baseret på en ”klippekortsordning”, og ifølge aftalen kan Landbrugsraadet trække på Canons ekspertgrundlag i forbindelse med både hard- og softwaremæssig support.

Avanceret brevfletning sparer tid og ressourcer

Når Landbrugsraadet tidligere udsendte skriftligt materiale til en større modtagergruppe, foregik det ved at der blev udskrevet labels med modtagerens navn og adresse.
Disse labels skulle derefter påføres konvolutterne, og det foregik manuelt. Alt i alt en både arbejdskrafts- og ressourceforbrugende fremgangsmåde. I forbindelse med det nye system fik Landbrugsraadet derfor også installeret iW Publishing Manager, som blandt andet kan udføre en meget avanceret brevfletning.

– For at spare både arbejdstid og penge anvender vi hovedsageligt rudekonvolutter. Når vi sender ud til vores ca. 1.000 medlemmer fletter vi automatisk adresserne ind fra en separat adressefil. Vi markerer blot hvor på papiret adresserne skal trykkes, resten går automatisk. Fire gange månedligt sender vi informationsmaterialer ud til samtlige Folketingsmedlemmer, og for nyligt havde vi en sag, hvor vi sendte materiale ud til 15.000 landmænd – tænk hvis vi skulle have produceret labels og sat dem på brevene manuelt! siger Erik Selmer Larsen.

Kunderne bestiller selv

Som en del af det nye system bliver en internetbaseret bestillingsmulighed implementeret i starten af 2004. Det sker når trykkeriets ”lille” netværk med de to 105 siders maskiner kobles op til resten af Landbrugsraadets
lokalnet. Ved bestilling af tryksager online bliver prisen beregnet øjeblikkeligt, så brugeren ved hvad de bestilte tryksager koster.

En leverandør vi kan stole på

I forbindelse med udskiftning af trykkeriets produktionssystem blev Erik Selmer Larsen mødt med en rådgivning fra Canons Solution Business konsulenter, som han ikke havde forventet.
– Jeg blev ikke bare mødt af en sælger, men af en særdeles kompetent rådgiver, som til fulde kunne afdække vores behov – både nu og i fremtiden. Vi fik al den tid vi skulle bruge til at vælge vores nye system. Det var stærkt medvirkende til at vi valgte Canon, som værende en leverandør vi kan stole på. Vi har fået en løsning, der ikke bare dækker vores umiddelbare behov, men som tillige er fremtidssikret – uden det er gået ud over økonomien. Vi har fået et system, hvor både teknik og økonomi hænger sammen, siger han.

Komplet produktionssystem

Landbrugsrådets løsning er et komplet produktionssystem bestående af to iR105 produktionsprintere samt følgende software: Callisto, iW Publishing Manager, DOCS og CanoTicket internet-baseret jobbestillingsystem.