Den papirløse arkitekt- og ingeniørvirksomhed

Da a4 arkitekter og ingeniører a/s blev stiftet, var det en selvfølge, at Canon skulle stå for løsningen til det papirløse kontor. En løsning der skulle vise sig at blive langt bedre end først antaget. a4 arkitekter og ingeniører a/s blev stiftet i foråret 2002. Virksomheden prioriterer at holde et godt og højt kommunikationsniveau med klienterne, der især udgøres af private andels- og ejerboligforeninger. Men virksomheden samarbejder også med en lang række administratorer og advokater, som administrerer ejendomme og fungerer som juridiske rådgivere for andels- og ejerforeninger.

Fuldt digitalt fra starten

Fra starten lå det helt fast, at så mange kontorfunktioner som muligt skulle digitaliseres, når a4 arkitekter og ingeniører a/s gik i luften. Derfor var de forskellige muligheder for at scanne papirbaserede dokumenter og tegninger højt prioriteret.

"Vores erfaringer fra tidligere ansættelser er, at sagsmapperne vokser til uendelige størrelser og antal. Og det er meget besværligt at finde frem til de arkiverede dokumenter, selv om de er sat korrekt ind under diverse faneblade. Papirer falder ud af mapper, der slides af hårdt brug, og man bruger alt for lang tid på at genfinde dokumenterne", uddyber Peter Tordgaard.

Lettere papirgang

Ud over mulighederne for at scanne dokumenter og tegninger var Peter Tordgaard, og hans tre partnere i virksomheden: Eric Prescott (akademiingeniør), Niels Eckardt (civilingeniør) og Søren Larsen (civilingeniør), ude efter et værktøj, som kunne lette papirgangen. Herunder skulle det være nemt at gemme et dokument digitalt, og det skulle absolut også være let at finde frem til dokumenterne igen.

"Da vi fik demonstreret iW Document Manager, var jeg klar over, at vi ikke behøvede at lede længere. Det er et stykke software, som kobles sammen med en af Canons multifunktionsmaskiner, og blandt andet gør det muligt at scanne, lagre, gendande og printe dokumenter meget nemt", siger Peter Tordgaard.

Hurtig installation og ibrugtagning

Da først beslutningen om at investere i en Canon iR2200 multifunktionsmaskine samt iW Document Manager var truffet, gik der ikke ret lang tid før a4 arkitekter og ingeniører a/s kunne tage deres nye digitale dokumenthåndteringsløsning i brug. Canon sørgede for opstilling af selve maskinen, installation af iW Document Manager på serveren og tilretning til den måde virksomheden arbejder på.

"Installationen forløb lige efter bogen. Vi har altid fået en god support, og vi har altid kunnet komme i kontakt med de relevante medarbejdere, når det har været nødvendigt. Nu har vi kørt med iW Document Manager i to år, og det fungerer fantastisk godt", siger Peter Tordgaard.

Meget hurtig dokumentfremfinding

Enhver arkitekt- og ingeniørvirksomhed modtager store mængder korrespondance. Hos a4 arkitekter og ingeniører a/s har man valgt at lade hver sagsansvarlig også være ansvarlig for sin egen post med hensyn til scanning og arkivering. Det er særdeles hurtigt og nemt at finde de digitale dokumenter frem, og det kan naturligvis gøres fra enhver arbejdsplads – endog fra vores hjemmearbejdspladser.

"Vi sparer rigtigt meget tid i forhold til hvis vi arbejdede traditionelt med sagsmapper og papirdokumenter, for vi skal aldrig sidde og bladre i mapper, og vi skal aldrig gå efter en mappe", uddyber Peter Tordgaard.

Investeringen tjener sig selv ind meget hurtigt

For Peter Tordgaard var der stort set ingen økonomiske overvejelser bag investeringen i en iR2200 og iW Document Manager, for den samlede løsning gør i den grad dagligdagen i arkitekt- og ingeniørvirksomheden lettere – og sparer rigtig megen tid.

"Når vi har afsluttet en byggesag, udarbejder vi et entrepriseregnskab, og her skal vi have fat i alle de dokumenter og fakturaer, der har relation til økonomien i den pågældende sag. Med iW Document Manager er det meget nemt at "bladre" igennem de forskellige konti og udskrive det relevante materiale. Det er nemt og enkelt, og fungerer vældig godt. Det har helt bestemt været investeringen værd", siger han.