|
Det er officielt at farver er den nye sort/hvide. Ifølge IDC vil printproducenter i 2009 i visse lande levere omkring en halv million enheder til lande i hele Europa. Der er en række årsager til dette. Én af dem er, at prisen på farveenheder er faldet, og virksomhederne er nu i færd med at foretage indkøb til hele organisationen. Et andet faktum er, at leverandørerne nu tilbyder højhastighedsprintere i en høj kvalitet med mange funktioner (MFP'er), der giver virksomhederne mulighed for at strømline omkostningerne ved at varetage printfunktionen internt.(1) En anden årsag til, at farveprint er i hastig vækst på arbejdspladsen, er den indvirkning det kan have på en virksomheds kunder. I dag bliver virksomhederne nødt til at tilføre værdi og signalere et seriøst og professionelt image under præsentationen af dokumenter for at bevare et konkurrencemæssigt forspring. En rapport eller et tilbud i en flot kvalitet kan virkelig gøre en forskel i forsøget på at få flere ordrer eller levere et seriøst og konsekvent image over for eksisterende kunder. Brugen af farve kan faktisk øge brandbevidstheden med op til 70% og ikke nok med det, så kan læserskaren øges med 80%, og fejl reduceres med 80% (2) Selvom fremtiden for farver tegner sig lys, handler det ikke kun om at anskaffe sig en MFP og lade medarbejderne printe det som, de har lyst til, når de har lyst, lige så snart printeren er installeret. Det kan nemt få omkostningerne til at eksplodere, hvilket også er en af de mest almindelige årsager til, at en virksomhed tøver med at købe en farveprinter. I bund og grund er det ikke MFP’en, der alene har en effekt på bundlinjen, men den måde den bruges og styres på, der er vigtig. MFP’er med farvefunktion eller ‘smart colour’ er et fleksibelt valg til virksomheder, der giver brugerne mulighed for at anvende farver, når de har brug for det, og sort/hvid, når de ikke har brug for farver. Dette sikrer, at brugerne ikke altid udskriver i farver og producerer dokumenter, der nemt kunne være udskrevet i sort/hvid som f.eks. e-mails, hvilket kan være omkostningskrævende. Derudover er der for virksomheder, der er i færd med at købe smart colour-enheder, document accounting-løsninger, der kan styre og overvåge udprintning. Disse løsninger giver virksomheden mulighed for at styre udskrivningen generelt i virksomheden og på et mere specifikt niveau, da løsningen kan konfigureres til ikke blot at begrænse adgangen for bestemte brugere, men også tillade, at brugerne kun udskriver et bestemt antal, f.eks. 15-20 sider i farve pr. dag. Tilladelserne kan endda programmeres, så bestemte brugere kun udskriver i farve på bestemte tidspunkter af dagen. Strategi?
Kontrol er nøgleordet, men produkter og løsninger er ikke meget værd, hvis der ikke er en effektiv strategi bag. Først og fremmest skal virksomhederne foretage en intern revision og se på, hvilke produkter der er brug for og hvor i virksomheden. De kan derefter afgøre, hvilken type MFP der er brug for til at imødekomme virksomhedens behov. Hvis virksomheden har en omfattende strategi, får de også et mere holistisk syn på brugen af farver, som kan tilvejebringe de oplysninger, der er brug for til at vælge de rigtige produkter og løsninger til omkostningseffektiv udskrivning, og som har et investeringsafkast, der kan mærkes. Udskrivning i afdelingerne – den menneskelige zoo
Som et led i købsstrategien er det vigtigt at fastlægge tendenserne og vanerne forbundet med farveprint på afdelingsniveau. Inden for en organisation har de forskellige områder forskellige printbehov. Hvis man erkender dette og handler herefter, kan man sikre en vellykket implementering af et farveprintstrategi. Som det er nu, er der flere og flere afdelinger i en virksomhed, der udskriver i farver. 95 % af de virksomheder, som IDC (3) undersøgte, sagde, at deres marketing/PR-afdelinger allerede benyttede farveudskrivning, og at de gjorde brug af alle løsninger inden for dette område. De blev efterfulgt af salgsafdelingen (ifølge 75% af respondenterne) og økonomiafdelingen (45%), og 40 % af de adspurgte mente, at farveudskrivningsløsninger nu bliver brugt i hele virksomheden. Af disse afdelinger blev marketing og PR vurderet til at være de meste avancerede, når det kom til farveudskrivning. I afdækningen af en afdelings farveprintbehov er det interessant at drage sammenligning mellem professionelle virksomhedsmedarbejdere og bestemte dyrs adfærd. Ifølge psykolog Donna Dawson(4) er der visse afdelinger, der udviser dyrelignende adfærd, der kan hjælpe virksomhederne med at formulere en beslutning om køb af den relevante printer og løsning. Generelt er det sådan, at salgsafdelingen kan se vigtigheden af farver og bruger dem, når det er muligt, men de har en tendens til at bruge dem i tilfælde, hvor sort/hvid havde været tilstrækkeligt. Denne afdeling kunne meget passende have en document management-løsning eller en smart colour MFP-enhed. Ifølge IDC er økonomi- og marketingafdelingerne de to afdelinger, der er mest kontrolleret i brugen af farver. Økonomiafdelingen anvender farver ret sparsomt, men effektivt og har fuldstændig styr på omkostningerne for virksomheden. Denne gruppe er som pandabjørne, der er konservative, forsigtige og meget opmærksomme på miljøet omkring dem. Marketingtyper, der er de mest talentfulde og effektive brugere af farver i organisationen, deler visse træk med chimpanser, mener Dawson. Chimpanser har udviklet sig til at være blandt de dygtigste søgere efter mad i dyreverdenen, på samme måde som marketingteamet har udviklet sig til at være de mest avancerede brugere af farve- og efterbehandlingsfunktioner. Virksomhederne bliver nødt til at indse, hvordan de forskellige brugere har forskellige krav og tilpasse deres strategi herefter. Belønningerne er nemme at få øje på. En virksomhed, som IDC interviewede, havde minimeret omkostningerne med 70% – en besparelse på mere end 4.000.000 kr. Hvis man tager et kig på antropologien i en typisk organisation, og den menneskelige zoo i den, kan virksomhederne få en bedre forståelse for nogle af de adfærdsmæssige udfordringer, de står over for, når de skal definere og implementere en udskrivningsstrategi. Det handler ikke om at være konge i farvejunglen, men om udvikling og implementering af løsninger, der tilgodeser alle. Implementering af en farvestrategi sætter en virksomhed i stand til at få det bedste ud af farveprintning, som til gengæld ikke kun sikrer et godt afkast af investeringen, men også giver dokumenter med gennemslagskraft i en høj kvalitet, der kan hjælpe med at få flere ordrer og spare eksterne omkostninger til f.eks. outsourcing. Farver kan være meget omkostningseffektive, og eftersom det er fremtiden for udskrivning på arbejdspladsen, kan organisationerne godt begynde at føle sig overbevist om, at der er tale om et forretningskritisk køb. Do’s and Don’ts of colour use
• Do install hardware and software appropriate to an individual departments’ requirements. Some departments don’t need colour – why waste it on them? Others can’t do their job without it
• Make sure staff are trained. An understanding of the design tools and output capabilities at their disposal will help them achieve their objectives efficiently and to maximum effect
• Brief staff on the basics of good design. Use colour well or not at all. Be consistent. Not arbitrary
• Don’t waste colour. What’s the point in creating a document in colour, then making copies in black and white? If a document is worth creating in colour, it’s worth reproducing in colour (1) The Strategic Introduction of Colour into the Office, Paul Withington, en IDC-hvidbog, der er lavet på foranledning af Canon
(2) Kilde og virksomhed, Management Consultants, reklamebureau, ‘Colour in Newspaper Advertising’, Maritz Motivation, Southern Illinois
(3) IBID
(4) The Human Zoo – Anthropology at Work, Donna Dawson
|
Til forsiden af Canons hjemmeside
Udskriv denne side 
